Das ist bei der Planung eines Betriebsausflugs zu beachten

Mit einem Betriebsfest wollen Unternehmen Mitarbeitern etwas Besonderes bieten. Hoch im Kurs stehen Betriebsausflüge mit einem vielseitigen Veranstaltungsprogramm, möglicherweise auch mit Übernachtung. Doch zieht der Fiskus für Betriebsveranstaltungen strenge Grenzen. Zweimal jährlich dürfen Firmen pro Mitarbeiter bis zu 110 Euro brutto steuer- und sozialabgabenfrei ausgeben. Dieser Betrag ist bei ausgedehnten Betriebsausflügen schnell ausgeschöpft. Unternehmen können den Betriebsausflug aber auch mit einer Bildungsmaßnahme kombinieren. So können Firmen die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten erweitern.

Neue gesetzliche Vorgaben

Neue gesetzliche Vorgaben schränken den bisherigen Spielraum ein. Seit Anfang 2015 wird der steuer- und abgabenfreie Höchstbetrag bei Betriebsevents wesentlich schneller erreicht als bisher. Durch das Zollkodex-Anpassungsgesetz wird aus der ehemaligen Freigrenze von 110 Euro pro Mitarbeiter ein Freibetrag. Mit der begrifflichen Änderung gehen weitreichende Konsequenzen einher. Nunmehr gelten nur noch die Kosten über dem Freibetrag als steuer- und sozialabgabenpflichtiger Arbeitslohn. Doch müssen entgegen der Ansicht des Bundesfinanzhofs (Az.: VI R 94/10; Az.: VI R 7/11) fortan alle Aufwendungen auf die Teilnehmer umgelegt werden. Dazu zählen etwa die Kosten für den äußeren Rahmen wie die Saalmiete und das Honorar für den Veranstalter. Ausgenommen sind interne Kosten wie etwa Lohnkosten für die Eventorganisation in Eigenregie. Zudem schreibt das Gesetz vor, dass der auf Begleitpersonen entfallende Anteil an den Gesamtkosten dem Arbeitnehmer zuzurechnen ist.

Gemischte Veranstaltungen im Trend

Alternative Gestaltungsmodelle für Betriebsfeiern gewinnen an Bedeutung. Denkbar ist, den Ausflug um eine betrieblich notwendige Fortbildung zu ergänzen. Infrage kommen dafür Seminare, die fachliche oder soziale Kompetenzen vermitteln. Dies können etwa Sprach- und IT-Kurse oder Maßnahmen zur Teamentwicklung sein. Steuerlich handelt es sich dabei um sogenannte „gemischte Veranstaltungen“. Die Konsequenz: Gemeinsame Kosten wie Fahrt- oder Übernachtungskosten lassen sich teilweise auf die Fortbildung umlegen. Dies ermöglicht Firmen einen größeren finanziellen Puffer für die Betriebsveranstaltung innerhalb des erlaubten Freibetrags.

Genaue Dokumentation

Gemischte Veranstaltungen wecken naturgemäß schnell das Misstrauen der Finanzbehörden. Unternehmen sollten die Fortbildungsmaßnahme plausibel darlegen und den betrieblichen Nutzen ausführlich erläutern. Zudem sollten sie die Kosten für die Betriebsveranstaltung und die Fortbildung detailliert dokumentieren und möglichst eindeutig zuordnen. Dies lässt sich am besten durch separate Rechnungen für die einzelnen Veranstaltungskomponenten gewährleisten. Lassen sich Aufwendungen wie etwa Reisekosten nicht eindeutig dem Betriebsausflug oder der Fortbildung zuordnen, können Firmen sie auf die einzelnen Parts aufteilen. Maßgeblich ist dabei laut Grundsatzurteil des Bundesfinanzhofs (Az.: GrS 1/06) der jeweilige Zeitanteil der einzelnen Programmpunkte.

Doch Vorsicht: Steuerlich begünstigt sind nur Betriebsausflüge, die allen Mitarbeitern offenstehen. Nur in Ausnahmefällen ist ein begrenzter Teilnehmerkreis erlaubt, etwa wenn Abteilungen einen Ausflug durchführen. Veranstaltungen für einen eingeschränkten Teilnehmerkreis dürfen bestimmte Arbeitnehmergruppen nicht bevorzugen. Ansonsten gelten sie nicht als Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne. Für alle Aufwendungen werden dann Steuern und Sozialabgaben fällig.

Den Artikel lesen Sie auch in AssCompact 11/2015, Seite 108