Vermittlerbetrieb: Vom Flickenteppich zum modularen Konzept

Viele Vermittlerbetriebe kämpfen mit der Rentabilität. Die Einnahmen aus der Finanzberatung sinken und die Kosten im Innendienst steigen. Um hier gegensteuern zu können, muss das Geschäftsvolumen gesteigert werden und gleichzeitig müssen die Kosten im „Innern“ durch eine Verschlankung der Prozesse reduziert werden. Das Dilemma vieler mittelständischer und kleiner Maklerunternehmen: Da sie über kein riesiges Budget für eine umfassende, fein abgestimmte Digitalisierung der Prozesse verfügen und das eigentlich notwendige Personal nicht vorhalten können, bleibt vielen Betrieben vorerst nur der „Flickenteppich“. Denn manche Dienstleistungen lassen sich – mehr oder weniger gut – outsourcen, für andere Bereiche hält der Markt Softwarelösungen bereit und manches kann das Maklerunternehmen auch selbst in die Hand nehmen. Eine derart selbst zusammengebastelte Unternehmensorganisation bringt mit einer hohen Wahrscheinlichkeit aber nur ein suboptimales Ergebnis.

Baustelle Maklerbüro

Das Problem: Fehlende Schnittstellen zwischen den einzelnen Arbeitsabläufen führen zu permanenten Reibungsverlusten. Unkenntnis des Gesamtbildes erhöht die Fehlerquote, Skaleneffekte bleiben aus und damit auch die Kosteneinsparungen. Doch im Bewusstsein der Notwendigkeit einer großen und umfassenden Lösung steht das Maklerunternehmen auch vor einem Finanzierungsproblem. Banken werden sich schwertun, die Mittel bereitzustellen. Zudem birgt die Umsetzung einer großen Lösung auch ein unternehmerisches Risiko.

Ein modulares Konzept kann hier Abhilfe schaffen. Damit können verschiedene Einzellösungen ohne Reibungsverluste doch noch in ein „großes Ganzes“ überführt werden. Denn verschiedene Einzellösungen haben einen entscheidenden Vorteil. Sie können sich flexibel auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens einrichten lassen. Das eine Maklerbüro braucht Unterstützung im Rechnungswesen und in der Kundenkommunikation. Das andere hat bereits einige digitalisierte Prozesse implantiert und nur in der „Verschnittstellung“ hapert es noch. Wieder andere Unternehmen haben Engpässe in der Mitarbeiterqualifikation und im Marketing. Der Vorteil von modularen Konzepten liegt in der Beibehaltung von Individuallösungen bei gleichzeitiger Passgenauigkeit der Einzelmodule. So muss etwa das Rechnungswesen eng mit digitalen Kommunikationswegen zum Kunden verknüpft sein. Es sollte aber auch eine Schnittstelle zum Marketing haben, um dieses mit notwendigen Statistiken zu versorgen. Eine wichtige Rolle spielen auch die Mitarbeiter. Diese müssen entsprechend in der Anwendung der standardisierten Prozesse geschult werden, beispielsweise bei der Finanzanalyse von Privathaushalten oder deren Risikoprofilen nach den Standards des Deutschen Instituts für Normung DIN.

Wie bei einem Puzzle fügen sich so die Einzelmodule zu einem Gesamtbild zusammen. Dafür aber braucht es ein hohes Maß an Professionalität und Erfahrung. Es bietet sich in diesem Zusammenhang an, auf die Expertise externer Beratungsgesellschaften zurückzugreifen. Teilweise übernehmen diese sogar Teilbereiche, beispielsweise administrative Aufgaben oder Mitarbeiterschulungen. Kosten, die hier entstehen, sind eine Investition in den Fortbestand des Maklerbüros. Denn das Potenzial zur Kostenreduzierung durch Personaleinsparungen oder Prozessverschlankungen ist enorm.

Massive Kosteneinsparungen sind möglich

Die Gesamtkosten für ein professionelles Customer-Relationship-Management-System belaufen sich in den ersten drei Jahren sehr schnell auf mehr als 50.000 Euro. Die jährlichen Personalkosten für einen Personalsachbearbeiter liegen im bundesweiten Durchschnitt zwischen 35.000 Euro und 40.000 Euro. Für die Vorbereitung auf Sachkundeprüfung gemäß § 34d GewO fallen in der Regel wieder über 1.000 Euro je Vermittler an. Für Buchhaltung und Controlling sind aufwendige und kostenintensive Programme erforderlich. Die Anschaffungskosten liegen für diese Softwarelösungen bei weit über 20.000 Euro sowie jährlichen Wartungskosten von 4.000 Euro. Bei einem modularen Konzept hingegen lassen sich je nach Größe der Vertriebsgesellschaft und je nach Umfang der eingekauften Dienstleistung gut und gerne 20 bis rund 60% an derlei Kosten einsparen.

Die Beispiele zeigen, wie vorteilhaft es gerade für mittlere Unternehmensgrößen ist, sich von zeit- und kostenintensivem Ballast zu befreien. Um eine gesicherte Zukunft zu haben und in einem immer engeren Markt zu bestehen, in dem gleichzeitig wachsende Geschäftsvolumina zu bewältigen sind, helfen einzig schlanke, aufeinander abgestimmte und kostensenkende Backoffice-Konzepte.

Geeignete Felder für Modullösungen

Administration

Antrags-, Vertrags- und Provisionsabwicklung:

schnelle, automatische Dokumentverarbeitung
papierlose Dokumentenbereitstellung, in Echtzeit einsehbar für Vertriebspartner
Abrechnungserstellung online

Professionelle Abwicklung des Rechnungswesens:

elektronische Erfassung der laufenden Geschäftsvorfälle
Prüfen auf Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Plausibilität
Mahnwesen und Inkasso
Zahlungsverkehr
Zusammenstellung von Unterlagen zur Verwendung im Rahmen der Steuererklärung und Jahresabschlüsse
Erstellung von Auswertungen und Reports
Onlinezugriff auf alle Belege, Statistiken, Bankumsätze und vieles mehr
Ablage von Dokumenten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist inklusive vollständiger Digitalisierung

IT-Services:

kosteneffizienter Rundum-Service für alle IT-Themen
Hosting eigener IT-Infrastruktur in externen Rechenzentren
professionelles Consulting
Wartung und Helpdesk

Personalwesen

Mitarbeiterqualifizierung:

Präsenzseminare mit flexiblen E-Learning-Komponenten
Vorbereitung auf IHK-Prüfungen
umfassende Spezialisierung auf den Bereich Finanzdienstleistung
Einweisung in standardisierte Analyse- und Beratungstools

Personalservices:

Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung aller Innendienstmitarbeiter
Führung der Personalakte, komplett digitalisiert und jederzeit online abrufbar
Onlinezugriff auf Auswertungen und Statistiken
Meldung aller Versorgungsberechtigten an den PSVaG

Vertriebsunterstützung

Finanzkommunikation:

Einrichtung von Online-Communities
Einrichtung eines geschützten Bereichs für interne Kommunikation
exklusives Angebot von Seminaren und Veranstaltungen
Newsletter und Social-Media-Beiträge für regelmäßige Vertriebsimpulse

Marketing:

individuelle Entwicklung effektiver Strategien und Kampagnen
Nutzung von Marktpotenzialen und Weiterentwicklung von Bestandskunden
Umsetzung der Marketingkampagnen
medienübergreifende Auswahl professioneller Marketingtools
branchenspezialisierte Ansprechpartner mit Beratungskompetenz

Den Artikel lesen Sie auch in AssCompact 06/2016, Seite 98 f.