Verzahnung digitaler Tools: Das tägliche Dilemma der Makler
Versicherungsmakler arbeiten heute mit einer Vielzahl digitaler Tools. Im Zentrum steht dabei das Maklerverwaltungsprogramm (MVP), flankiert von Vergleichsrechnern, Marketinglösungen, Versicherer-Extranets und diversen Versicherungsportalen. Doch jedes dieser Systeme arbeitet oftmals mit eigenen Datenformaten, Schnittstellen (APIs) und Sicherheitsanforderungen, was eine reibungslose Verzahnung erschwert. Entsprechend überrascht es kaum, dass die Systemintegration all dieser Tools laut AssCompact TRENDS-Studien weiterhin als größte digitale Herausforderung im Maklerbüro gilt.
Dabei ist der Digitalisierungsgrad in der Maklerschaft höchst unterschiedlich. Während einige Maklerunternehmen bereits weit entwickelte digitale Prozesse nutzen, kämpfen andere noch mit grundlegenden Fragen der Datenstruktur und Prozessqualität. Hinzu kommt, dass externe Partner wie Pools, Dienstleister oder Digitalisierungsberater die Systemwelt im Maklerbüro oft aus einer ganz anderen Perspektive betrachten. So entsteht ein Gesamtbild, das gleichermaßen von wichtigen Fortschritten wie von strukturellen Bremsklötzen geprägt ist.
Zwischen Bewegung und Blockaden
Deutliche Fortschritte erkennt beispielsweise Bastian Roeder, Vorstand des Maklerpools BCA. Er sieht die Branche technologisch gut aufgestellt: „Als Förderer des digitalen Maklerbüros freut es uns zunächst sehr, dass viele Versicherungsmakler und Finanzanlagenvermittler bereits heute digitale Plattformen wie unsere Vermittlerplattform DIVA und unsere Kunden-App ‚Ihr FinanzCockpit‘ nutzen, die Versicherungs- und Investmentprozesse sowie Kundenkommunikation integriert.“ Aus seiner Sicht heben Automatisierung, Datenstandardisierung und moderne KI enorme Potenziale, die Maklerbetrieben im Alltag spürbare Entlastung und neue Möglichkeiten bieten.
Julie Schellack, Partnerin der Martens & Prahl Holding, zu der mittlerweile 90 Maklerbetriebe gehören, teilt diesen grundsätzlichen Optimismus, weist jedoch auf die Voraussetzungen hin, die vielerorts noch nicht erfüllt sind. „Voraussetzung sind immer auch strukturierte Daten und klare Prozesse im Maklerunternehmen. Und viele Makler kämpfen mit der Datenqualität der Bestände.“ Viele ältere Versicherungsverträge seien nicht in der erforderlichen Qualität und Dichte im System gespeichert, und ein großer Teil der entscheidenden Risikodaten liege nach wie vor ausschließlich bei den Versicherern. Dieser Umstand erschwere eine saubere Automatisierung.
Den MVP-Herstellern bescheinigt Schellack, dass sie an den nötigen Schnittstellen arbeiten oder diese bereits bereitstellen. Engpässe gebe es trotzdem: Der Datenaustausch mit Versicherern funktioniere nur bedingt. GDV-Daten seien in die Jahre gekommen und als Stichtagsdaten oft nicht synchron zum tatsächlichen Maklerbestand. Auch die BiPRO-Standards, eigentlich als einheitliche Branchenlösung gedacht, litten unter unterschiedlichen Interpretationen und einer zu geringen Implementierung auf Versichererseite. Wenn nur wenige Versicherer beispielsweise den BiPRO-Standard 430.7 oder den Empfang von Vermittlerabrechnungen für die Lieferung von Provisionsdaten umsetzen, dann könne man kaum von einer funktionierenden Marktbreite sprechen, so Schellack.
Spürbare Folgen für Effizienz und Wachstum
Für Makler hat diese Situation spürbare Auswirkungen. Medienbrüche, manuelle Übertragungen und der ständige Wechsel zwischen Systemen kosten Zeit und erhöhen das Fehlerrisiko. Gleichzeitig erschwert eine fragmentierte Systemlandschaft die Skalierbarkeit digitaler Prozesse und begrenzt damit das Wachstumspotenzial. Der Alltag in vielen Betrieben ist geprägt von halb-digitalen Abläufen, die zwar moderne Tools einbeziehen, aber dennoch analoge Restprozesse enthalten. Ralf Kohl, Experte für Maklerprozesse bei maklerkonzepte.com und Mitinitiator des Netzwerks KI-Offensive, bringt dies prägnant auf den Punkt: „Das digitale Maklerbüro existiert – aber meist nur auf dem Papier. Die Technik ist da, aber sie greift nicht sauber ineinander. Viele Betriebe arbeiten mit modernen Tools, aber ohne durchgehenden Prozess.“
Nach Kohls Einschätzung fehlt es weniger an Technologie als an klaren Prozessarchitekturen und einem gemeinsamen Takt innerhalb der Branche. Jeder Versicherer setze Standards anders um, und viele Makler hätten Digitalisierungsmaßnahmen der vergangenen Jahre ohne übergreifende Struktur eingeführt. Als möglichen Lösungsweg bringt er No-Code-Plattformen wie make.com oder n8n ins Spiel, die offene Schnittstellen bieten und es erlauben, Anwendungen und Workflows ohne Programmierkenntnisse zu entwickeln. Voraussetzung dafür sei jedoch, dass im Maklerunternehmen zunächst klare Prozesse definiert würden. Hierfür stünden sogar staatliche Fördermöglichkeiten wie die BAFA-Beratung für KMUs zur Verfügung.
Notwendigkeit einer gemeinsamen Branchenlösung
Julie Schellack setzt sich weiterhin für eine starke Branchenlösung ein. „Wir glauben weiter fest daran, dass, auch wenn die Softwarelandschaft gerade fragmentiert ist, es ein herrschendes System geben muss, in aller Regel das MVP des Maklers. In diesem sollten alle Informationen aus allen Systemen, Vergleichssoftware, Risikoermittlung usw. zusammenfließen.“ Eine zu große Verteilung relevanter Risikodaten über verschiedene Anwendungen hält sie für gefährlich. Zugleich warnt sie vor einer Monopolisierung des Datenaustauschs durch Einzelanbieter und fordert stattdessen eine gemeinsame, vereinsbasierte Plattformlösung analog zum BiPRO-Hub. Schon heute hätten es beispielsweise Versicherungsmakler aufgrund von IT-Abhängigkeiten schwer, einen Wechsel in andere Pool-Landschaften überhaupt noch umzusetzen.
Technologieoffene Ansätze
In der Tat nehmen Maklerpools außerhalb von Maklerholdings und -zusammenschlüssen seit geraumer Zeit eine Schlüsselrolle als digitale Dienstleister ein. BCA-Vorstand Roeder erklärt, man arbeite an einem integrierten digitalen Ökosystem. Die Zielsetzung seien dabei weniger manuelle Arbeitsschritte, mehr Zeitgewinn für Beratung und Acquisition im Maklerbetrieb. Sein Vorstandskollege Roman Schwarze weist jedoch darauf hin, dass viele Makler noch mit Systemlandschaften aus Alt- und Neuprogrammen arbeiten, die ursprünglich gar nicht auf moderne Schnittstellen ausgelegt wurden. „Die dafür nötige Datenqualität und -struktur muss erst aufwendig hergestellt werden. Als Servicemanufaktur für Versicherungsmakler und Finanzanlagenvermittler sehen wir genau darin unsere Aufgabe: Komplexität herausnehmen, Prozesse vereinfachen und unsere Vertriebspartner entlasten.“
Besonders wirkungsvoll seien aus seiner Sicht zentrale Plattformlösungen, die durch Automatisierung, KI und vertriebsunterstützende Tools ergänzt werden. Gleichzeitig betont auch er die Bedeutung technologieoffener Ansätze und flexibler Automatisierungsplattformen wie Make.com oder n8n, die heterogene IT-Landschaften verbinden können, ohne tief in bestehende Systeme einzugreifen. Ergänzend müssten integrierte Plattformlösungen weiterentwickelt werden, die Versicherungs- und Investmentvertrieb zusammenführen, Automatisierung und KI nutzen und gleichzeitig die Nutzerfreundlichkeit sicherstellen. „Ebenso wichtig ist die Kooperation innerhalb der Branche: Softwarehersteller, Vertriebe und Vermittler sowie Produktgeber müssen gemeinsam Lösungen entwickeln, statt in Konkurrenz zu agieren, heißt es vonseiten der BCA.
Zusammenspiel als Erfolgsfaktor
Die Diskussion zeigt deutlich: Die Digitalisierung im Maklerbüro ist weniger eine Frage fehlender Technologien als vielmehr eine Herausforderung gemeinsamer Standards, sauberer Prozesse und echter Konnektivität. Während Pools, MVP-Hersteller und Beratungsnetzwerke unterschiedliche Lösungswege betonen – von zentralen Plattformökosystemen über API-getriebene Branchenlösungen bis hin zu flexiblen No-Code-Automatisierungen – besteht Einigkeit darüber, dass die Zukunft nur in einem Zusammenspiel aller Marktteilnehmer liegt. Erst wenn Datenqualität, Schnittstellenoffenheit und Prozessarchitektur konsequent zusammengedacht werden, kann das digitale Maklerbüro nicht nur auf dem Papier existieren, sondern in der Realität seinen vollen Mehrwert entfalten.
Problem erkannt, aber noch nicht gebannt
Für Versicherungsmakler, die weiterhin mit Medienbrüchen, Insellösungen und ineffizienten Prozessen hadern, bleibt aktuell immerhin die Erkenntnis, dass die Probleme branchenweit erkannt sind und die eingeschlagene Richtung grundsätzlich stimmt. Gleichzeitig wird deutlich, dass es wohl keine klare Ziellinie gibt, sondern nur einen dauerhaften Entwicklungsprozess, der kontinuierliche Anpassungen, Investitionen und Zusammenarbeit erfordert. (bh)
