DSGVO: Neues Do-it-yourself-Datenschutztool für Vermittler

Der Countdown läuft: Ab 25.05.2018 gilt die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen und öffentliche Stellen innerhalb der EU regelt. Gerade auch für Vermittler gilt es einiges zu beachten. Um Makler dabei zu unterstützen, sich DSGVO-konform aufzustellen, hat Wirth – Rechtsanwälte mit spezialisierten Netzwerkpartnern ein effizientes und preiswertes Do-it-yourself-Datenschutztool entwickelt. Mit der neuen onlinebasierten Lösung kann eine Abarbeitung der DSGVO-Vorgaben erfolgen. Rechtsanwalt Norman Wirth, TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter, betont: „Viele Unternehmen haben bisher versäumt, die geforderten Änderungen in ihren Abläufen vorzunehmen und die notwendigen Dokumentationen zu erstellen. Aber nichts tun ist keine Option, schon wegen der drohenden Abmahngefahren und behördlichen Sanktionen.“

Diese Dokumente sind in Sachen DSGVO erforderlich

Als Minimalanforderungen zum Nachweis der Einhaltung der DSGVO werden auch folgende Dokumente benötigt:

Datenschutzinformation
Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung
Datenschutzkonzept
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten inkl. Auftragsverarbeitungsverzeichnis und Risikobewertung (Bestandteil des Datenschutzkonzeptes, in denen jeder datenschutzrelevante Geschäftsprozess auf Konformität mit den DSGVO-Vorgaben geprüft wird)
Übersicht über die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs)
Datensicherheitskonzept und Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit

Darüber hinaus müssen Firmen ihre Mitarbeiter auf das Datengeheimnis verpflichten und zum Datenschutz schulen. Auch die erforderlichen technisch-organisatorischen Maßnahmen sind umzusetzen. Welche dies sind, gilt es individuell zu klären. Dies kann von sicheren Passwörtern auf allen PCs und Diensthandys bis hin zum Wechsel des Cloud-Anbieters reichen.

DSGVO-Tool bietet kostenlose Checkliste mit Erläuterungen

Mit dem neuen EDV-gestützten Tool für Vermittler kann eine Abarbeitung der DSGVO-Vorgaben erfolgen. Die Lösung stellt in einer ersten Stufe für Unternehmen, die schon über einen hohen Datenschutz-Standard verfügen, eine Checkliste inklusive Umsetzungserläuterungen kostenfrei zur Verfügung, nach der sich der Anpassungsbedarf dem Grunde nach ergibt.

Do-It-Yourself-Variante: Fragenkatalog mit Maßnahmenplan

Bei dieser zweiten Stufe der Lösung handelt es sich um die effiziente und preiswerte Do-it-yourself-Variante für einzelne Vermittler und kleinere Unternehmen. Sie können sich mit dem Tool unabhängig vom Ist-Zustand DSGVO-konform aufstellen und bekommen individuelle Unterlagen und Hinweise. Auf Basis einer vorgeschalteten Abfrage erhält der Nutzer ein personalisiertes Datenschutzkonzept mit dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten des Unternehmens. Zudem gibt es einen personalisierten Maßnahmenplan mit allen noch wichtigen Aufgaben sowie eine Beschreibung der TOMs ( technisch-organisatorischen Maßnahmen) inklusive praxisrelevanter Muster und Bespiele. Ziel dieser Stufe ist es, dass die Unternehmen ohne weitere externe Hilfe die notwendigen administrativen Tätigkeiten ebenso wie die sonstige praktische Umsetzung in Ihrem Unternehmen anhand der Hinweise selbst erledigen können.

Vermittlung eines externen Datenschutzbeauftragten

Ist das betreffende Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, kann dieser Posten entweder intern besetzt (außer bei einem Einzelunternehmer ohne weitere Mitarbeiter) oder ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Nutzer haben die Möglichkeit, sich einen externen Datenschutzbeauftragten zu einem günstigen Preis vermitteln zu lassen.

Zu finden ist die Lösung unter www.vermittler-datenschutz.de. (tk)