Wer sich aktuell mit dem Thema KI beschäftigt, bei dem entsteht schnell das Gefühl, man müsse am besten alles gleichzeitig einführen. Dabei ist die wichtigste Frage ganz einfach: Welche Aufgabe soll eigentlich gelöst werden?
Nicht jeder Prozess braucht KI. Nicht jede Aufgabe, bei der KI helfen kann, braucht gleich einen eigenen KI-Mitarbeiter.
1. Die Automation
Beginnen wir mit der Automation. Sie ist immer dann besonders stark, wenn ein Ablauf klar vorhersehbar ist. Ein bestimmtes Ereignis tritt ein und danach sollen festgelegte Schritte folgen. Ein Interessent bucht einen Termin und erhält automatisch eine Bestätigung. Vor einem Jahresgespräch wird eine Erinnerung verschickt. Nach einem Beratungstermin wird eine Wiedervorlage angelegt.
Das Entscheidende dabei: Eine Automation muss nicht kreativ sein. Sie soll zuverlässig funktionieren. Wenn ein Prozess immer wieder ähnlich abläuft, ist eine Automation deshalb häufig der beste Weg.
2. Das GPT
Anders sieht es bei einem Generative Pre-trained Transformer (GPT) aus. Eigene GPTs sind interessant, wenn Infos jedes Mal etwas anders aussehen und daraus ein individuelles Ergebnis entstehen soll.
Ein klassisches Beispiel ist das Kundengespräch. Sie geben nach dem Gespräch Ihre Notizen ein und das GPT erstellt daraus eine saubere Zusammenfassung, formuliert eine Kundenmail oder strukturiert die nächsten Aufgaben für Ihr Team. Auch bei schwierigen Kundenanschreiben oder der Vorbereitung einer Beratung kann ein GPT enorm viel Zeit sparen.
Unterschied zur Automation ist: Das GPT unterstützt Sie bei einer Aufgabe. Sie geben ihm den Auftrag und es liefert Ihnen ein Ergebnis.
3. Der KI-Mitarbeiter
Noch einmal eine Stufe weiter geht der KI-Mitarbeiter. Hier geht es nicht mehr nur um einen einzelnen Prompt oder einen einzelnen Text. Ein KI-Mitarbeiter erhält einen klar beschriebenen Aufgabenbereich und arbeitet innerhalb dieses Bereichs mehrere Schritte nacheinander ab.
Bei der Beratungsdokumentation könnte zum Beispiel ein KI-Mitarbeiter aus den Informationen eines Kundengesprächs die wichtigsten Aussagen rund um Wunsch und Bedarf des Kunden herausarbeiten, den Rat und die Gründe dafür erfassen, Vereinbarungen dokumentieren, offene Aufgaben erkennen, ausdrücklich abgelehnte Lösungen festhalten, eine Zusammenfassung für den Kunden vorbereiten und gleichzeitig die nächsten internen Schritte anstoßen. Damit ist die KI nicht mehr nur ein Werkzeug, das auf eine Frage antwortet. Sie übernimmt zunehmend einen Teil eines Arbeitsprozesses.
Die passende KI für jeden Anwendungsfall
Für Makler und Vermittler ergibt sich daraus eine recht einfache Orientierung: Wiederholt sich ein Ablauf immer nach demselben Muster, denken Sie zuerst an Automation. Brauchen Sie Unterstützung beim Formulieren, Strukturieren oder Auswerten, ist ein GPT häufig die passende Lösung. Soll ein ganzer Aufgabenbereich mit mehreren Schritten übernommen werden, wird der KI-Mitarbeiter interessant.
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