Viele Makler sind immer wieder mal von den vielen kleinen und großen Aufgaben überfordert, die Tag für Tag im eigenen Betrieb zu erledigen sind. Und das ist nicht erst seit Pandemiebeginn so. Schon vor gut zehn Jahren begann die Verwaltungszeit zu explodieren, die in Vermittlerunternehmen aufgewendet werden muss.
Mancher hatte und hat das Gefühl, bei so viel Administration findet die Kunden- und insbesondere die Vertriebsarbeit nur noch nebenbei statt. Eine mehr als ungesunde Entwicklung. Hier gilt es gegenzusteuern. Das Schöne ist: Das ist möglich. Die stete Optimierung der eigenen Arbeit, das laufende Nachdenken über Möglichkeiten zum Verschlanken ist heute für viele schon Normalität.
Die wichtigsten „Instrumente“ beim Optimieren sind eigene Standards. Obwohl rein intuitives, immer wieder ein wenig anderes Arbeiten Spaß macht, brauchen Maklerbetriebe heute klare und einheitliche Abläufe. Schon beim Erarbeiten dieser Abläufe – dies zeigen umfangreiche Beratungen und Onlinereihen unseres Instituts – wird klar, welche vielfältigen Wege es gibt, um schlanker und zeitsparender vorzugehen.
Große Bedeutung kommt beim Optimieren der Maklerarbeit den sogenannten Kernprozessen zu. Das sind die Aufgaben, die den Großteil der eigenen Zeit verbrauchen. Meistens sind es 15, maximal 20 Kernprozesse, die es zu erarbeiten, zu verschlanken und zu vereinheitlichen gilt. Insbesondere wenn Vermittler Mitarbeitende haben, ist das unbedingt zu empfehlen. Sind die Kernprozesse geklärt, kann man auch die anderen, weniger häufigen Aufgaben mal unter die Lupe nehmen.
Nur mit einheitlichen, klaren Abläufen ist eine stets gleichbleibende Qualität sichergestellt. Auch für Solo-Selbstständige, die zum ersten Mal den Schritt zu eigenem Personal erwägen, sind klare Abläufe ein Erfolgsverursacher. Mit Blick auf die fixierten Aufgaben und Abläufe kann deutlich besser entschieden werden, welche davon abgegeben werden sollten. Zudem weiß man umso klarer, wer genau mit welchen Fähigkeiten gesucht werden muss. Das gilt analog für personalstarke Vermittler, die nächste Mitarbeitende einstellen wollen.
Ganz wichtig: Sich über Abläufe „irgendwie“ klar zu sein, reicht nicht aus. Abläufe müssen fixiert werden. Ob Sie sie per Text beschreiben, ob Sie ein Ablaufdiagramm erstellen oder ob Sie kleine Video-Tutorials drehen, ist letztlich zweitrangig. Gehen Sie den Weg, der Ihnen am besten gefällt, der Ihnen oder Ihrem Team bei der Erarbeitung am meisten Spaß macht. Denn Spaß daran brauchen Sie unbedingt, um wirklich dranzubleiben.
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Diesen Artikel lesen Sie auch in AssCompact 12/2021, S. 99, und in unserem ePaper.
Alle Infos und Teilnahmebedingungen zum Jungmakler Award unter jungmakler.de
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