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Es ist Zeit, professioneller und schlanker zu arbeiten
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Es ist Zeit, professioneller und schlanker zu arbeiten

Zeitaufwendiger Betrieb sorgt für weniger Vertrieb. Wie sich der Verwaltungsaufwand begrenzen lässt und der Überforderung im Maklerbetrieb Einhalt geboten wird, erklärt der Autor, Trainer, Redner und Mitinitiator des Jungmakler Awards, Steffen Ritter, mithilfe von sieben Tipps.

In den letzten Jahren hat sich die Arbeit eines Maklers enorm verändert. Sie ist kleinteiliger geworden. Und sie hat schlichtweg zugenommen. Trotz Digitalisierung und den Erleichterungsversprechen vieler Softwareprogramme ist der Verwaltungsaufwand weiter explodiert. Betrieb frisst Vertrieb. Neue Lösungen sind erforderlich.

Jetzt kann man Gründe suchen, kann nach Schuldigen fahnden. Allerdings sind die Ursachen mehr als vielfältig. Auch das Kundenverhalten hat sich verändert. Zudem müssen zahlreiche neue Kanäle der Erreichbarkeit bedient werden. Lösungen sind gefragt.

Ich möchte Ihnen heute sieben Wege aus der Überforderung aufzeigen. Sie stammen aus unserer Begleitreihe „Schlanke Abläufe“. Dort setzen wir sie mit Maklern und vielen Praxistipps um. Die Reihe 2021 beginnt im März, einsteigen ist noch problemlos möglich. Mein Tipp: Denken Sie über folgende Themen einmal nach.

1. Alle Aufgaben des Maklerbetriebs erfassen

Das klingt grausam aufwendig, ist aber viel einfacher als man denkt. Erst wer alle Aufgaben des Tagesgeschäfts einmal vor Augen hat, kann sortieren und entscheiden. Aufräumen kann man erst, wenn man die Dinge „ausgebreitet“ hat. Und nochmals: Das dauert wirklich nicht lange und bringt sehr wertvolle Erkenntnisse.

2. Die wichtigsten Abläufe strukturieren

Es gibt Abläufe, die sind für den Erfolg eines Maklers entscheidend. Das sind zum Beispiel die Terminierung, der Beratungsprozess, der Serviceablauf und ein paar weitere Vermittler-individuelle Prozesse. Das planvolle Strukturieren dieser Prozesse hilft Klarheit zu erhalten und führt zudem zu einheitlichen und schnelleren Abläufen.

3. Die unwichtig gewordene Aufgaben entmüllen

Hat man sich alle Aufgaben vor Augen geführt, ist es Zeit, darüber nachzudenken, welche Aufgaben „wegkönnen“. Manche Aufgabe ist einfach überholt. Oder die Art und Weise der Erledigung hat sich verändert. Oder es fällt im Strukturieren des Prozesses auf, dass ein Zwischenschritt gestrichen werden kann. Regelmäßiges Entmüllen schafft neue Konzentration und übrigens auch Motivation.

4. Die eigene Aufgabenstruktur fixieren

Mir ist klar, das klingt sehr behördlich. So meine ich es nicht. Es geht vielmehr darum, sich nochmals auf einem Blatt Papier oder mit geeigneter Software die neue Struktur der Aufgaben zu vergegenwärtigen. Das bringt zusätzliche Klarheit. Sowohl für den Kopf des Unternehmens als auch – so vorhanden – für das eigene Team.

5. Die wichtigsten Abläufe ritualisieren

Es gibt wie unter Punkt 2 schon benannt Aufgaben, die den Maklererfolg maßgebend forcieren. An diese muss regelmäßig gedacht werden, diese müssen regelmäßig laufen. Sie sind das Zentrum der eigenen Arbeit. Deswegen ist nach dem Strukturieren entscheidend, sicherzustellen, dass diese auch künftig im Fokus bleiben. So kann, so muss zum Beispiel das Terminieren automatisch laufen. Zugleich aber auch die Wiedervorlage, der Kundenpotenziale hebende Service usw.

6. Mit Textbausteinen die Arbeit vereinfachen

Enorm erfolgreiche Makler nutzen sie, andere erfinden jeden Tag das Rad neu. Auch wenn es sehr persönlich ist, jede Mail mit viel Liebe 100 Prozent individuell zu schreiben, es geht viel einfacher. Ideal sind Textbausteine als arbeitsvereinfachende Standards, die dennoch sehr individuell wirken. Und Ihre Mails sind nur ein Beispiel. Solche Vereinfachungen sollten Sie bei allen immer wiederkehrenden Texten nutzen.

7. Von arbeitsvereinfachenden Tools profitieren

Sowohl für Textbausteine als auch fürs Entwickeln der Abläufe, fürs Optimieren von Aufgaben und für vieles mehr gibt es einfache Tools, die dem Makler die Arbeit erleichtern. Hiermit lohnt sich zu beschäftigen. Bei Textbausteinen unterstützt zum Beispiel das Programm PhraseExpress. Beim gemeinsamen Erarbeiten von Abläufen hat sich u.a. MindMeister bewährt. Und das sind nur zwei Beispiele.

Mein Tipp

Widmen Sie sich 2021 diesen Themen! Die Zeit ist reif für professionell laufende Vermittlerbetriebe, für Arbeitserleichterung und für Entlastung.

Es schafft Zeit und Zufriedenheit, in der eigenen Arbeit als Vermittler endlich wieder den Wald vor Bäumen zu sehen, die eigene Strategie durchdenken zu können, wieder näher an den eigenen Kunden zu sein. Für Vermittlerteams schafft es neue Motivation im Zusammenarbeiten.

Was gibt es Schöneres, modern und professionell die eigene Arbeit zu entwickeln? Die Arbeit, die man liebt.

Weiterführende Informationen

Unter agenturberatung.de/unternehmensentwicklung/ bietet Steffen Ritter ein Online-Seminar in zwölf Modulen zum Thema Unternehmensentwicklung an. Modul 1 geht am 01.03.2021 live. Das Auftaktmodul ist gratis. Bitte dafür unter agenturberatung.de/unternehmensentwicklung/ den Code „2021“ eintragen.

Bild: © Artram – stock.adobe.com