So gelingt KI-gestützte Wissenssicherung im Maklerhaus

Ein Artikel von Sandro Mund, Head of IT bei der bbg Betriebsberatungs GmbH

Künstliche Intelligenz ist längst Teil unseres Alltags – sie steckt in Empfehlungen auf YouTube, in der Routenwahl bei Google Maps oder in Spamfiltern unserer E-Mail-Programme. Auch in Unternehmen nimmt der Einfluss rasant zu: Immer mehr Geschäftsprozesse, Interaktionen und Entscheidungen werden durch KI-gestützte Systeme unterstützt.

Besonders in wissensbasierten Branchen wie der Versicherungs- und Finanzwelt spielt dabei ein oft unterschätzter Aspekt eine zentrale Rolle: das interne Erfahrungswissen. Beratungsprozesse, individuelle Kundenlösungen, Ausschreibungen oder Besonderheiten bei Altverträgen sind häufig nicht systematisch dokumentiert, sondern liegen in E-Mails, lokalen Dateien oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender vor. Der Zugriff auf dieses Wissen ist fehleranfällig, langsam – oder im Ernstfall gar nicht mehr möglich.

KI kann nicht aus dem Nichts schöpfen

Auch die leistungsfähigsten Systeme benötigen eine zuverlässige Wissensgrundlage. Zukünftige KI-Modelle werden zwar besser mit unvollständigen oder widersprüchlichen Informationen umgehen können, doch dieses Wissen muss trotzdem gespeichert, zugänglich und sinnvoll strukturiert sein. Unternehmen sollten sich daher nicht an heutigen Standards orientieren, sondern vorausschauend denken: Wer frühzeitig beginnt, internes Wissen systematisch zu sichern, schafft die Basis für die effektive Nutzung künftiger Technologien.

Die Herausforderung dabei ist bekannt: Wissen liegt oft verteilt, uneinheitlich oder unklar vor. Niemand hat Zeit, umfangreiche Dokumentationen zu pflegen. Informationen sind über Systeme verstreut, ohne klare Verbindung. Gleichzeitig ändern sich Prozesse und Anforderungen laufend – veraltete Einträge in Wikis oder Handbüchern verlieren dadurch schnell ihre Relevanz. Hinzu kommt eine zunehmende Informationsflut, die viele überfordert.

KI-gestützte Wissenssicherung adressiert diese Probleme

Unsere KI nutzt moderne Sprachmodelle (sogenannte Large Language Models) und Verfahren wie die Vektorsuche (KI-gestützter Abgleich ähnlich formulierter Inhalte), um Wissen nicht nur zu erfassen, sondern auch intelligent auffindbar und kontextbasiert nutzbar zu machen. Statt eines statischen Handbuchs entsteht ein dynamischer Wissensspeicher, der sich fortlaufend erweitert und anpasst.

In unserem Unternehmen erproben wir derzeit einen entsprechenden Ansatz: Ein KI-basierter Chatbot stellt gezielt Fragen an Mitarbeitende – beispielsweise zu Projekterfahrungen oder Entscheidungen – und speichert die Antworten strukturiert ab (Indexierung). Durch semantische Analyse (automatisches Erkennen von Bedeutungen und Zusammenhängen) kann das System bei späteren Rückfragen passende Inhalte aus der Vergangenheit einblenden, auch wenn die Begriffe sich unterscheiden oder der Kontext nicht exakt gleich ist.

Wissenssicherung wird zum strategischen Erfolgsfaktor

Niemand muss aktiv dokumentieren. Schon die einfache Beantwortung einer konkreten Frage trägt zur Wissenssicherung bei. So entsteht im Hintergrund ein System, das mitlernt, mitwächst und relevantes Wissen im richtigen Moment wieder bereitstellt.

Für Versicherungsmakler:innen bedeutet das: schnellere Einarbeitung neuer Kolleg:innen, besserer Zugriff auf Erfahrungswissen, weniger Reibungsverluste bei Übergaben – und eine robustere Grundlage für künftige KI-Anwendungen. Wer rechtzeitig beginnt, internes Wissen intelligent zu strukturieren, sichert nicht nur die eigene Zukunftsfähigkeit, sondern auch die Qualität der Beratung.

Zum Autor

Sandro Mund ist Head of IT bei der bbg Betriebsberatungs GmbH. Der KI-Experte arbeitete in Forschung und Entwicklung mit KI-Bezug in verschiedenen Branchen, zum Beispiel für den Autobauer Porsche, den Maschinenbauer Krones oder für die Universität Luxemburg.

Sandro Mund tritt als Key Note-Speaker beim AssCompact Wissen-Event „Makler-Summit Süd-West“ am 10.07.2025 in Kornwestheim auf. Der Titel seines Vortrages lautet: Wie Sie mit KI internes Wissen automatisiert nutzbar machen.