Aufbau
Eine Anleitung oder ein Muster, woraus ersichtlich wird, wie eine Verfahrensdokumentation konkret ausgestaltet sein muss, bietet das zuvor genannte BMF-Schreiben nicht. Lediglich dessen Bestandteile werden aufgezählt. So bestehe eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus folgenden Komponenten:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
Durch diese Dokumente sollen folgenden Dinge gewährleistet werden:
- Ersichtlichkeit des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses
- Eindeutiges Wiederfinden der Belege
- Maschinelle Auswertbarkeit
- Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
Dabei ist die Verfahrensdokumentation, insbesondere bei Änderung der Programme, zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Es gilt daher, die Verfahrensdokumentation in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität hin zu überprüfen, um deren Aussagekraft und Gültigkeit jederzeit gewährleisten zu können.
Chancen
Aus den letzten Punkten wird klar, dass eine Verfahrensdokumentation einen hohen Aufwand bedeutet. Man darf jedoch auch ihren Nutzen nicht außer Acht lassen. Bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation werden die betrieblichen Prozesse aufgearbeitet und zwangsläufig auf den Prüfstand gestellt. Lücken oder Schwachstellen können durch diese detaillierte Betrachtung aufgedeckt werden. Dadurch wird es möglich, passgenaue Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Darüber hinaus können neue Mitarbeiter umso schneller in die betrieblichen Abläufe eingearbeitet werden, je klarer die Vorgaben sind. Auch ist es möglich, Fehler durch die Standardisierung von Prozessen zu minimieren, wodurch Kosten und wertvolle Zeit eingespart werden.
Rechtssicherheit schaffen
Insbesondere Maklerbüros, die einen hohen Grad an Digitalisierung aufweisen, sollten sich frühzeitig mit der Definition ihrer Prozesse und Abläufe befassen und die gelebte Praxis auch rechtssicher dokumentieren. Da dieser Beitrag nur die wichtigsten Punkte aufzeigen kann und eine Verfahrensdokumentation stets nach den individuellen Gegebenheiten erstellt werden muss, empfiehlt sich die frühzeitige Kontaktaufnahme mit einem Steuerberater, der über Expertise auf dem Gebiet der Verfahrensdokumentation verfügt.
Bild: © jk1991 – stock.adobe.com
Den Artikel lesen Sie auch in AssCompact 11/2019, Seite 134 f. und in unserem ePaper.
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