Mitarbeiter? Ja, aber richtig

Bei vielen Vermittlern steht irgendwann die Frage im Raum: Wie findet man den richtigen Mitarbeiter, der wirklich entlastet und echten Mehrwert bringt? Nach unseren Erfahrungen gilt nahezu immer: Ohne klar umrissenes Stellenprofil lohnt es kaum, mit der Suche zu beginnen.

Deshalb heute hier in AssCompact eine unsererseits bewährte Schrittfolge, die hilft, die Weichen von Anfang an richtig zu stellen.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

Das folgende Vorgehen kann je nach Betriebsgröße auch vereinfacht werden.

1. Zielbild und Engpass klären

Wo soll mein Betrieb in zwölf Monaten stehen, zum Beispiel bei Bestand, Neugeschäft oder Service? Welcher Engpass bremst aktuell am stärksten? Das kann erste Orientierung geben.

2. Aufgabeninventur machen

Alle wiederkehrenden Tätigkeiten sind zu erfassen, idealerweise inklusive Dauer. Eine 80-20-Priorisierung macht Sinn. Markieren Sie, was im nächsten Schritt delegierbar ist. Ziel ist ein fokussiertes Aufgabenpaket nicht ein „Mädchen für alles“. Hieraus resultieren sieben bis zehn Kernaufgaben.

3. Rollenbild definieren

Eine konkrete Rolle, auch für ein Organigramm, ist empfehlenswert. Wo ordne ich die neue Stelle ein? Beispiele hierfür sind Kundenservice, Vertriebsassistenz, Schadenmanagement, Backoffice etc.

4. Konkrete Ergebnisse und KPIs festlegen

Welche drei bis fünf Outcomes sind die Zielstellung? Jetzt wird es konkret. Beispiele können Erreichbarkeit (Servicelevel), Bearbeitungszeit von Vorgängen, Abschlussquote aus Angeboten, Betreuungsquote im Bestand usw. sein.

5. Kompetenz- und Anforderungsprofil

Welche Muss- und welche Kann-Fähigkeiten sind erforderlich? Das betrifft z. B. EDV-Anwendungen, kommunikative Fähigkeiten, aber auch branchenspezifische Aspekte.

6. Arbeitsumfang und Standort

Welcher zeitliche Umfang, z. B. Teil- oder Vollzeit, und welcher „Dienstsitz“ sind geplant? Welcher Anteil von Remote-Arbeit ist vorgesehen?

7. Schnittstellen und Befugnisse

Welche Zusammenarbeitsebenen gibt es, wie ordnet sich die neue Position ein? Welche Vollmachten, Zugriffsrechte usw. sind gegeben? Welche Tools, Vorlagen und Prozessbeschreibungen sind erforderlich?

8. Planvolles Onboarding

Wie läuft die Integration? Wer ist anfangs Ansprechpartner? In welcher Abfolge läuft die inhaltliche Integration? Wie genau wird der Arbeitsumfang wachsen? Wann sind sichere Grundprozesse, wann eine eigenständige Fallbearbeitung gegeben? Ab wann gibt’s eine Erfolgsmessung?

9. Suchstrategie und Auswahl

Auf welchen Kanälen erfolgt die Suche? Denkbar sind z. B. Empfehlungen, lokale Netzwerke, Social Media, Verbände. Mit welchen strukturierten Fragen erfolgt die Vorauswahl? Wird es Probearbeit geben? Nach welchen Prioritäten wird final entschieden?

10. Führung und Entwicklung

Wer ist direkte Führungskraft? Wer ist zuständig für wöchentliche Kurz-Check-ins, Feedbackrhythmus und Fortbildungsplan? Wie erfolgen die personelle Bindung und Entwicklung?

Sicher – das scheint viel zu sein. Mit dieser Art Leitfaden wird die Investition in neue Mitarbeiter jedoch zu einem durchdachten Wachstumsschritt.

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