Benefits: Sonderzahlungen steuerlich optimieren

Ein Artikel von Ingo Anneken, Geschäftsführer der SEB Steuerberatungsgesellschaft GmbH, Steuerberater und Fachberater für Unternehmensnachfolge (DStV e.V.)

Wer im Straßenverkehr einem Handwerkerfahrzeug begegnet, liest auf der Heckscheibe immer öfter, dass Elektriker, Klempner, Maler oder Gerüstbauer gesucht werden. Der Fachkräftemangel wird somit unübersehbar. Alle Unternehmen sind daher bestrebt, ein gutes Team an Bord zu behalten. Dafür müssen sich Arbeitgeber einiges einfallen lassen. Das gilt im Handwerk ebenso wie in der Industrie oder im Finanzgewerbe. So möchte zum Beispiel kein Maklerunternehmen die gute Seele im Büro verlieren, die im Innendienst die Zügel straff in der Hand hält.

Daher entdecken Arbeitgeber zunehmend Benefits, mit denen sie zusätzlich zum Gehalt die Leistung ihrer Mitarbeiter honorieren. Solche Sonderzuwendungen, die über das vereinbarte Gehalt hinausgehen, wecken aber auch beim Fiskus Begehrlichkeiten. Von Sonderzahlungen kommen beim Arbeitnehmer im Normalfall nur 50% im Portemonnaie an. Den Arbeitgeber kosten sie wegen des erhöhten Arbeitgeber-Sozialversicherungsanteils sogar 125%. So löst eine gut gemeinte zusätzliche Vergütung am Ende Frust aus, weil den Arbeitnehmern die Abzüge bitter aufstoßen.

Über Gehaltsverzicht Nachteile umgehen

Um diese Nachteile für beide Seiten zu umgehen, gab es bis 2019 einen Weg: Das Normalgehalt wurde gesenkt. Umwandlung von Gehalt in Zusatzleistungen – so lautete die Zauberformel, durch die stillschweigend die Personalkosten wegen der Einsparung der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung gesenkt wurden. 2019 schob der Gesetzgeber dieser Praxis einen Riegel vor. Seitdem gilt: Es können nur noch zusätzliche Lohnleistungen lohnsteuerfrei sein. Dafür bedarf es wiederum vier Kriterien:

Die Leistung wird nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet.
Der Anspruch auf Arbeitslohn wird nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt.
Die Leistung wird nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt.
Bei Wegfall der Leistung wird der Arbeitslohn nicht erhöht.

Doch was bedeutet das nun für die Gestaltung von Sonderzahlungen? Zunächst einmal, dass die alte Praxis nicht mehr funktioniert. Dafür gibt es aber eine Reihe von freiwilligen Geldzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, die nach den oben genannten Grundsätzen geeignet sind, die Abzüge zugunsten einer höheren Auszahlung zu optimieren. In der Praxis haben sich die folgenden Zusatzleistungen bewährt.

Erholung im Weihnachtsurlaub

Weihnachtsgeld ist die eine Sache, Arbeitgeber haben zusätzlich noch eine weitere Möglichkeit, ihren Mitarbeitern zu Weihnachten Gutes zu tun: Sie können Erholungsbeihilfen für den Weihnachtsurlaub zahlen. Jedem einzelnen Arbeitnehmer stehen dabei 156 Euro zu, dem Ehepartner 104 Euro und jedem Kind 52 Euro. Dieser Betrag wird mit 25% pauschal besteuert.

Zuschüsse zum Kindergarten

Wenn der Mitarbeiter Kinder im Kindergartenalter hat, sind Zuschüsse zur Unterbringung ein perfektes Mittel, um mehr Netto vom Brutto zu erhalten: Barleistungen des Arbeitgebers zum Ausgleich der nachgewiesenen Kosten für die Unterbringung von nicht schulpflichtigen Kindern im Kindergarten sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Ein Smartphone für den Innendienstler

Dass die sogenannte „Überlassung betrieblicher Telekommunikationsgeräte“ steuerlich nicht ins Gewicht fallen sollte, erklärt sich eigentlich von selbst. Schließlich ist das eines der Hauptarbeitsgeräte heutzutage. Die unentgeltliche Überlassung von Handys zur beruflichen und privaten Nutzung, bei der der Arbeitgeber sämtliche laufenden Kosten übernimmt und die Hardware am Ende der Laufzeit zurückerhält, ist steuerfrei. Aber auch der Privatanschluss kann bezuschusst werden: Fallen vom Privatanschluss des Arbeitnehmers beruflich veranlasste Gespräche an, können von den Telefonkosten 20% des Rechnungsbetrages steuerfrei ersetzt werden. Dafür ist kein Nachweis notwendig – allerdings liegt der Höchstbetrag bei 20 Euro im Monat. Diese Regelung schließt auch die berufliche Internetnutzung vom privaten Anschluss mit ein.

Unterstützung der Verkehrswende

Auch bei der Überlassung von Elektrofahrrädern gibt es Möglichkeiten, den Angestellten etwas Gutes zu tun: Die Überlassung von betrieblichen Elektrofahrrädern ist lohnsteuerfrei. Wird das betriebliche Elektrofahrrad später als gebrauchtes Fahrrad dem Arbeitnehmer übereignet, ist dieser Vorgang mit 25% pauschaler Lohnsteuer möglich. Diese Regelung gilt allerdings nicht für S-Pedelecs, denn diese schnellere Variante des Elektro-Fahrrads wird wie ein Kraftfahrzeug behandelt.

Zuschuss zum Einkauf

Last, but not least gibt es auch die Möglichkeit, seinen Mitarbeitern Warengutscheine unter Anwendung der monatlichen Freigrenze für Sachbezüge zukommen zu lassen. Auch hier hat sich in letzter Zeit etwas geändert: Zum 01.01.2022 ist die Freigrenze von 44 Euro monatlich auf 50 Euro angehoben worden. Für die Gutscheine gelten allerdings strenge Regeln: Sie dürfen ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen und müssen die Kriterien des Zahlungsdienstaufsichtsgesetzes erfüllen. Sie dürfen nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen einlösbar sein. Das ist zum Beispiel bei städtischen Einkaufs- und Dienstleistungsverbänden im Inland gegeben. Wer diesen Weg wählt, sollte in Hinblick auf die neuen Ausführungen der Finanzverwaltung das Gespräch mit seinem Steuerberater suchen.

Nutzung der Inflationsausgleichsprämie

Über die genannten Anwendungsbeispiele hinaus gibt es eine Reihe weiterer Möglichkeiten, um seinen Arbeitnehmern besondere Zuwendungen zukommen zu lassen. Diese sind im Vergleich mit den genannten Möglichkeiten komplexer und sollten im Einzelfall mit einem Steuerexperten besprochen werden. Das gilt auch für die „Arbeitgeber-Inflationsausgleichsprämie“, die kürzlich vom Gesetzgeber beschlossen wurde. Gemeint ist damit ein Inflationsbonus von 3.000 Euro, der als Sonderzahlung zusätzlich zum Gehalt von dem Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gezahlt werden kann. Begründet wird er mit der Inflation, die in den Jahren 2022, 2023 oder 2024 zu erwarten ist.

Auch diese Sonderzuwendung, die über das Gehalt hinausgeht, sollte optimiert werden. Damit für die Jahre 2023 und 2024 möglichst viel davon beim Arbeitnehmer verbleibt, ist es nicht ratsam, jegliche Sonderzahlung zunächst als Inflationsbonus zu deklarieren. Damit würden die weiteren Möglichkeiten zu steuer- und sozialversicherungsfreien Sonderzahlungen verpuffen. Nur wenn alle anderen Möglichkeiten bereits ausgeschöpft sind, also für einen eventuellen Rest an Sonderzahlung, der ansonsten der normalen Lohnsteuer und der Sozialversicherung unterliegen würde, sollte über eine Anrechnung via Inflationsbonus nachgedacht werden.

Diesen Artikel lesen Sie auch in AssCompact 12/2022, S. 124 f., und in unserem ePaper.