Fallstricke, die man beachten sollte
Bisher verhinderten vier Gründe eine flächendeckende Nutzung von KI-Transkriptionslösungen: Kosten, Nutzen, rechtliche Bedenken und Sorgen zur Kundenakzeptanz. Da viele Transkriptionslösungen aus dem B2B-Vertrieb kommen, waren sie bisher für Makler unerschwinglich. Heutige Lösungen sind erschwinglicher und bieten oft die Möglichkeit einer kostenfreien Probephase.
Gleichzeitig sind viele Vermittler mit Standardlösungen wie Microsoft Teams oder Google Gemini unzufrieden, da sie Tarif- und Gesellschaftsnamen ungenau erfassen. Ein falsches Transkript lässt sich nachträglich nur mit hohem Aufwand korrigieren. Gleichzeitig fehlen oft Integrationen, um Daten automatisch zu übernehmen oder eine Dokumentation automatisch zu erzeugen.
Makler sollten prüfen, ob die Transkriptionslösung eine Aufzeichnung oder ein Echtzeit-Streaming unternimmt. Innovative Anbieter bieten datenminimierende Streaming-Technologie. Diese erlaubt, Gespräche nur mit Vorabinformation, aber ohne Zustimmungspflicht zu Gesprächsbeginn zu transkribieren. Berater sollten Kunden zur Terminvereinbarung und in ihrer Datenschutzerklärung über die Nutzung einer KI-Lösung informieren. Nach der EU KI-Verordnung (EU AI Act) ist zudem jegliche Profilbildung und Emotionserkennung verboten, worauf seriöse Anbieter hinweisen.
Die Praxiserfahrung zeigt: Kunden sind sehr offen gegenüber KI-Assistenten. Nur 1–5% lehnen Transkription ab, da viele Transkriptionslösungen aus dem Arbeitsalltag kennen und sich davon selbst Beratungssicherheit versprechen. Kunden vertrauen besonders auf Anbieter, die Daten in Europa verarbeiten.
3 Tipps, um sicher zu starten
Da sich die KI-Branche dynamisch entwickelt, sollten Makler kontinuierlich neue Lösungen testen, um ein Gespür für die aktuellen Entwicklungen zu erhalten.
- Erstens sollten Makler bei der Anbieterauswahl auf Compliance mit der DSGVO sowie der EU KI-Verordnung achten. Gleichzeitig ist zu prüfen, ob die Daten in der EU verarbeitet werden. Weitere Qualitätssiegel sind eine ISO-27001-Zertifizierung oder Referenzen aus der Branche.
- Zweitens sollte geprüft werden, wie versicherungsspezifische Fachbegriffe oder auch regionale Dialekte erkannt werden.
- Drittens sollten Integrationen in Maklerverwaltungsprogramme oder CRMs vorliegen, um Daten möglichst nahtlos zu übernehmen.
Die bereits sehr geringen Fehlerquoten von Transkriptionstools von 3–5% werden sich weiter reduzieren. Gleichzeitig werden derartige Tools in der Terminvorbereitung unterstützen und Berater situativ im Gespräch unterstützen. Daher sollten sich Makler mit diesen Chancen beschäftigen, um von den Fortschritten in der Audio-KI zu profitieren.
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Michael Gackstatter 
