Kleiner Helfer, große Wirkung: Die digitale Unterschrift

Ein Gastbeitrag von Dr. Herbert Schneidemann, Vorstandsvorsitzender Versicherungsgruppe die Bayerische

Beinahe von einem Tag auf den anderen sahen sich Versicherer im März 2020 damit konfrontiert, große Teile der Mitarbeiterschaft ins Home-Office zu schicken. Ein Flaschenhals offenbarte sich bereits nach wenigen Tagen: Unterschriftsvorlagen in dicken Mappen und Bündel voller Verträge drohten sich in den Büros zu stapeln – und zwangen Zuständige trotz Home-Office-Empfehlung ins Büro. Lösungen mussten her. Und die gab es.

Die Pandemie wirkt wie ein Schrittbeschleuniger für den Einsatz der digitalen Signatur. Sie ermöglicht es, Verträge unkompliziert und sicher digital zu signieren, im PDF-Format an die zuständigen Stellen weiterzuleiten oder digital abzulegen. Beim Versicherer die Bayerische entpuppte sich die elektronische Unterschrift als echte Allzweckwaffe – und erleichterte es dem Unternehmen, den Umstieg auf die Heimarbeit vergleichsweise problemlos zu meistern.

Ein Multifunktions-Talent

Von Versicherungsaufträgen, Vorlagen bei der Geschäftsleitung, Makleraufträgen, Beratungsprotokollen, Reisekostenabrechnungen bis hin zu Beitrittsunterlagen oder SEPA-Mandaten sind die Anwendungsgebiete der digitalen Signatur enorm vielfältig. Beim Münchner Versicherer beobachtete man, dass die Effizienz dieser Prozesse dank der digitalen Signatur während der Home-Office-Zeit sogar gesteigert werden konnte. Bei der Bayerischen dient der Einsatz der E-Unterschrift während der Corona-Krise daher als Blaupause für die Zeit danach. Selbst wenn heute alle Parteien physisch vor Ort sind, hat sich die digitale Unterschrift sowohl im Vorstandsbereich als auch bei den Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen fest etabliert.

Effizient, kostensparend, nachhaltig

Verträge und Vorstandsvorlagen ausdrucken, mühsam in Mappen bündeln, persönlich überreichen und dann hieß es auf die Unterzeichnung warten – teils mehrere Tage. Zuvor Alltag bei vielen Versicherern. Mit der digitalen Signatur erfolgt der gesamte Prozess bis zur finale Freigabe heute oft in weniger als einer halben Stunde, hört man von Anwendern – und das völlig unabhängig davon, ob die Beteiligten gerade von Zuhause oder im Büro arbeiten. Mitarbeiter versenden Verträge und Vorlagen mit dem Feld zur digitalen Signatur einfach digital als PDF. Der Empfänger erhält eine Echtzeit-Meldung und unterschreibt dann in Sekundenschnelle und von überall aus auf dem Smartphone, Tablet oder anderen touchfähigen Endgeräten.

Davon profitieren auch Vermittler: Gerade im Biometrie-Bereich können sich Vertriebspartner einen Alltag ohne das Tool kaum mehr vorstellen. Wenige Klicks und eine schnelle Display-Signatur ersetzen den endlosen Papierkram von früher. Kurzum: Die digitale Signatur spart Arbeitszeit, Ressourcen und bringt Gesellschaften und Vertriebe auf die Spur in Richtung einer nachhaltigen, papierlosen Arbeitsweise.

Ein deutscher Marktführer

Wer sind die Big Player auf dem Markt für die digitale Unterschrift? International zählen das amerikanische Unternehmen DocuSign sowie Adobe zu den größten Anbietern. Marktführer der Versicherungsbranche in der deutschen Assekuranz ist das Software- und IT-Consulting-Unternehmen iS2 – eine Tochter der Versicherung die Bayerische. Gesellschaften wie die ALTE LEIPZIGER, die Continentale, ARAG aber auch das Vergleichsportal CHECK24 setzen bereits auf die Dienste der Oberbayern.

Der große Vorteil des deutschen Anbieters hört auf den Namen „made in Germany“. Anders als die große Konkurrenz aus Übersee befinden sich sämtliche Server sowie die komplette Lieferkette von inSign in Deutschland. Somit ist der Einsatz der digitalen Signatur DSGVO-konform und beim Thema Datenschutz müssen keine Kompromisse eingegangen werden. Ein Vorzug, der sich herumspricht: Erst kürzlich konnte das Unternehmen einen neuen Großkunden aus der Automobilbranche von sich überzeugen.

Appell an die Politik

Der Siegeszug, den die elektronische Signatur in der Assekuranz aktuell erlebt, wäre ohne entsprechenden rechtlichen Rahmen kaum möglich. Mit der eIDAS-Verordnung (Verordnung der Europäischen Union zu elektronischen Identifizierungs-, Authentifizierungs- und Vertrauensdiensten) machte die EU bereits 2018 den Weg für die Nutzung der Technologie frei.

Technisch setzt der Anbieter von inSign vor allem auf die sogenannte fortgeschrittene elektronische Unterschrift, die besonders hohe Anforderungen an Fälschungssicherheit und Datenschutz erfüllt. Sie gewährleistet, dass der Unterzeichner eindeutig zugeordnet werden kann, eine verschlüsselte Übertragung erfolgt und eine nachträgliche Veränderung des Dokuments ausgeschlossen ist.

So breit die Anwendung der E-Unterschrift in der Versicherungsbranche bereits ist, pocht der Gesetzgeber in manchen Bereichen weiterhin auf eine manuelle Signatur. Hier sieht die Bayerische politischen Nachbesserungsbedarf: In der Corona-Zeit ruft die Politik zu Recht zum Arbeiten im Home-Office auf. Doch um den Unternehmen dies zu erleichtern, sollte der Gesetzgeber die digitale Signatur auch in Bereichen anerkennen, in denen bislang noch eine manuelle Unterschrift vorgeschrieben ist.

Dessen ungeachtet: Die Corona-Krise brachte den Nutzen der digitalen Signatur zur vollen Entfaltung. Wo Herausforderungen auftauchen, entstehen auch Lösungen. Das hat die Branche in Zeiten des Home-Office abermals unter Beweis gestellt.