Die Ein-Personen-Struktur ist im Maklermarkt weitverbreitet. Beratung, Kundenservice, Marketing, Social Media und Backoffice: All das erledigen viele Makler allein. Das führt zu übervollen To-do-Listen, wenig Zeit für Strategie und kaum Raum für Wachstum. Künstliche Intelligenz verändert diese Realität grundlegend.
Warum gerade Solo-Makler KI-Unterstützung brauchen
Für Unternehmer und damit für Makler gibt es drei typische Grenzen:
- finanzielle Engpässe: Zusätzliche Mitarbeiter verursachen laufende Kosten, die viele Einzelmakler nicht tragen können.
- Zeitbeschränkungen: Nicht alles ist gleichzeitig machbar.
- Skill-Gaps (fehlende Fähigkeiten): Niemand ist in allen Bereichen gleich stark.
Diese Herausforderungen lassen sich durch drei verschiedene Arten von KI-Agenten lösen, die jeweils unterschiedliche Aufgaben im Maklerbüro übernehmen können:
Die fünf KI-Agenten, die das Maklerbüro revolutionieren
Die derzeit praxisnahesten KI-Agenten im Unternehmenskontext sind folgende:
1. Abläufe-Automatisierer (engl.: Workflow Automation Agents)
Hier sind noch einmal zwei Arten zu unterscheiden:
Automationen ohne KI
Diese Agenten wurden auch vor der Verfügbarkeit von generativer KI von Maklern eingesetzt. Sie automatisieren mehrstufige Geschäftsprozesse über verschiedene Software-Plattformen hinweg. Der Kunde klickt „Angebot anfragen“ und es geht automatisch eine vom Makler vorformulierte E-Mail-Vorlage heraus. Nach einem vorher bestimmten Termin folgt eine Erinnerungsmail.
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Automationen mit KI
Bei diesen KI-Agenten wird Automation mit KI-Komponenten kombiniert. Sie agieren wie digitale Mitarbeiter, die wiederkehrende Arbeitsschritte eigenständig abwickeln. So muss z. B. die oben erwähnte Mail nicht mehr vom Makler als Vorlage in den Automationsprozess eingebaut werden. Den Teil der Kommunikation mit dem Interessenten oder Kunden übernimmt die KI.
Workflow-Agenten reduzieren den manuellen Aufwand für repetitive Abläufe erheblich. Sie verbinden unterschiedliche Systeme nahtlos. Viele Prozesse, die früher IT-Ressourcen erforderten, lassen sich jetzt direkt automatisieren. So kann der Einsatz für Makler aussehen: Workflow-Agenten eignen sich besonders für viele standardisierte, aber systemübergreifende Prozesse. Aktuelle Einsatzgebiete sind vor allem Marketing-Automatisierung oder der Kundenservice. Makler können hier mit einem einfachen technischen Grundverständnis und mit visuellen Workflow-Buildern arbeiten. Diese bieten oft Hunderte von Konnektoren zu bekannten Apps und Business-Anwendungen.
Welche Herausforderungen gibt es? Diese API-gestützten Integrationen erfordern häufig umfassende Zugriffsrechte auf Firmendaten, was zu Sicherheitsbedenken führen kann.
2. Bildschirm-Bediener (engl.: Computer-using Agents/UI-Operatoren)
Computer-using Agents bedienen den Computer wie ein Mensch. Sie sehen Bildschirminhalte und interagieren durch Mausklicks und Tastatureingaben mit der Benutzeroberfläche. Diese KI-Agenten können mit beliebigen Anwendungen arbeiten, solange sie auf dem Bildschirm sichtbar sind.
So kann der Einsatz für Makler aussehen:Das unter Maklern aktuell bekannteste Beispiel ist der Agentenmodus unter ChatGPT 5. Als würde man selbst durch das Internet surfen, klickt und scrollt sich die KI hier durch. Wichtig für Makler ist vor allem die Kundenseite: Kunden werden sich zunehmend nicht mehr stundenlang auf die Suche nach dem besten Versicherungsmakler machen und dort einen Termin anfragen, sondern lassen ihren KI-Agenten diese Arbeit erledigen.
Welche Herausforderungen gibt es? Diese Agenten sind noch sehr neu, umständlich und fehleranfällig. Die Technologie birgt Sicherheitsrisiken, da dem Agenten potenziell volle Kontrolle über Systeme gegeben werden kann.
3. Eingebaute Helfer (engl.: Tool-based Agents)
Tool-based Agents sind in spezifische Software-as-a-Service- (SaaS-) Plattformen oder Services integriert. Sie nutzen große Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs) im Hintergrund, erscheinen dem Makler aber als native Funktion der jeweiligen Anwendung. Typischerweise übernehmen sie Aufgaben in Vertrieb, Marketing oder Kundenservice. Im Kundenservice setzen SaaS-Unternehmen integrierte KI-Chatbots ein, die Routineanfragen eigenständig beantworten und nur bei Bedarf an menschliche Mitarbeiter eskalieren. Integrierte KI-Recherche-Agenten können zudem der Leadgenerierung dienen.
So kann der Einsatz für Makler aussehen: Tool-based Agents sind besonders anwenderfreundlich. Sie lassen sich ohne großen technischen Aufwand nutzen, integrieren sich nahtlos in bestehende Abläufe und sind sofort einsatzbereit. Da sie optimal auf die Daten und Prozesse der jeweiligen Plattform abgestimmt sind, entfällt eine aufwendige Implementierung. In der Versicherungswelt bieten immer mehr MVP- und CRM-Anbieter entsprechende KI-Erweiterungen an.
Welche Herausforderungen gibt es? Sie sind weniger flexibel. Man ist an die Funktionen des jeweiligen Anbieters gebunden und kann die Agenten nicht für Aufgaben außerhalb der Plattform einsetzen. Die Nutzung kann teuer sein, da viele Anbieter solche Funktionen mit Premium-Abonnements koppeln. Kritisch ist auch die Datenhoheit, wenn KI-Generierung auf Kundendaten basiert.
4. Wissenssucher (engl.: Agentic RAG)
Agentic-RAG durchsuchen große Mengen an Informationen, bündeln die relevanten Inhalte und liefern Antworten mit Quellenangaben. Sie können Daten aus PDFs, Portalen oder internen Dokumenten herausziehen und so strukturieren, dass ein Makler sie direkt verwenden kann.
So kann der Einsatz für Makler aussehen:Ein Wissenssucher vergleicht automatisch Versicherungsbedingungen, hebt Unterschiede hervor und erstellt ein Beratungsprotokoll. Statt mühsam Seite für Seite durchzublättern, hat der Makler in wenigen Minuten eine strukturierte Übersicht.
Welche Herausforderungen gibt es? Die Ergebnisse sind nur so gut wie die hinterlegten Informationen. Falsch formatierte PDFs, Scans mit Tippfehlern oder fehlende Daten schränken die Antwortqualität ein.
5. Sprachassistenten (engl.: Voice Agents)
Voice Agents verstehen gesprochene Sprache, antworten in natürlichem Tonfall und übernehmen Routineaufgaben am Telefon. Sie können Termine vereinbaren, Standardfragen beantworten oder eine Schadenmeldung aufnehmen.
So kann der Einsatz für Makler aussehen: Ein Sprachassistent nimmt rund um die Uhr Anrufe entgegen, erfasst die Eckdaten eines Kfz-Schadens und legt automatisch einen Vorgang im CRM an. So wird der Kunde sofort betreut, auch wenn das Maklerbüro gerade nicht erreichbar ist.
Welche Herausforderungen gibt es? Datenschutz spielt hier eine besonders große Rolle. Außerdem besteht die Gefahr, dass der Agent in komplexen oder emotionalen Gesprächen an Grenzen stößt.
Zusammenfassung
- Workflow Automation Agents (Abläufe-Automatisierer): verbinden Programme mit KI und automatisieren Abläufe.
- Computer-using Agents (Bildschirm-Bediener): bedienen Programme per Maus und Tastatur wie ein Mensch.
- Tool-based Agents (eingebaute Helfer): KI-Funktionen, die in bestehenden Tools integriert sind.
- Agentic RAG (Wissenssucher): durchsuchen Dokumente und Datenquellen, vergleichen Inhalte und liefern strukturierte Ergebnisse mit Quellenangaben.
- Voice Agents (Sprachassistenten): verstehen gesprochene Sprache, beantworten Standardfragen.
Fazit: Eine Frage der Zeit …
Wir sind bei den KI-Agenten noch nicht so weit, wie es uns im letzten Jahr von vielen Medien vorausgesagt wurde. Dort hieß es oft: „2025 wird das Jahr der KI-Agenten!“ Aber es ist nur eine Frage der Zeit, bis KI-Agenten in den Maklerbüros einziehen. Dann werden sie eigenständig Informationen recherchieren, auf Systeme zugreifen, mit Menschen kommunizieren, Entscheidungen vorbereiten oder Prozesse vollständig automatisieren. Und so kann der Solo-Makler durch KI auch mit den Großen mithalten.
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