Die Urlaubszeit ist für Arbeitgeber ein idealer Anlass, das Thema Urlaub genauer unter die Lupe zu nehmen und interne Abläufe zu überprüfen. Joachim Zobel und Aribert Panzer, Fachanwälte für Arbeitsrecht am Nürnberger Standort der bundesweit tätigen Kanzlei Schultze & Braun, geben dazu einige praxisnahe Hinweise.
Rückstellungen für mitgenommene Urlaubstage
Ein zentraler Aspekt ist, dass Unternehmen grundsätzlich für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr nicht nimmt und der somit ins neue Jahr übertragen wird, finanzielle Rückstellungen bilden müssen. „Denn wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss – im Fall der Fälle auch noch bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden. In solchen Fällen zahlt sich ein entsprechendes finanzielles Polster für den Arbeitgeber am Ende im wahrsten Sinne des Wortes aus“, erläutern die beiden Rechtsanwälte. „Allerdings können die Urlaubsrückstellungen die Firmenbilanz über einen langen Zeitraum negativ beeinflussen. Denn wenn sie aufgelöst werden – etwa, weil der gesamte Urlaub genommen wurde – erhöhen sie den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens.“
Hinweispflicht des Arbeitgebers auf Urlaubsverfall
Urlaubsansprüche sind für Arbeitgeber nicht nur finanziell, sondern auch wegen der gesetzlichen Vorgaben zur Verjährung organisatorisch zunehmend belastend. Denn Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten rechtzeitig und nachweisbar auf verbleibende Urlaubstage und deren möglichen Verfall hinzuweisen. „Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall und die Verjährung erinnert hat“, erklären Zobel und Panzer. „Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres beziehungsweise zum 31. März des Folgejahres oder verjährt nach drei Jahren.“ Besonders relevant: Nach Urteilen des Bundesarbeitsgerichts von Ende 2022 und Anfang 2023 gilt diese Hinweispflicht auch für die dreijährige Verjährungsfrist.
Was genau unter einem „formalen und rechtzeitigen“ Hinweis zu verstehen ist, bleibt unklar. „Die Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern, die sogenannte Hinweisobliegenheit, ist leider aber konkret unkonkret ausgestaltet“, ordnen Zobel und Panzer ein. „Es ist schlichtweg unklar, was `formal und rechtzeitig´ hinweisen ganz konkret heißt.“, erklären sie. Ein zu früher Hinweis, etwa im Frühjahr, kann seine Wirkung verfehlen, während ein später Hinweis zum Jahresende zwar wirkungsvoller ist, aber oft zu spät kommt, wenn der Urlaub dann aus betrieblichen Gründen nicht mehr genommen werden kann. Deshalb raten die Fachanwälte, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate.
Wichtig ist auch, dass langzeitkranke Arbeitnehmer informiert werden müssen, etwa im Kalenderjahr, in dem ihre Arbeitsunfähigkeit beginnt. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten Hinweise immer schriftlich dokumentiert und vom Arbeitnehmer innerhalb einer angemessenen Frist bestätigt werden.
Hinweis zum Urlaubsgeld bei Privatinsolvenz oder Lohnpfändung
Zum Abschluss noch ein Hinweis: Kommt es bei einem Arbeitnehmer zu einer Privatinsolvenz oder Lohnpfändung, bleibt das zusätzliche Urlaubsgeld – also die freiwillige Sonderzahlung des Arbeitgebers – vollständig unpfändbar, solange es sich im üblichen Rahmen bewegt. Anders sieht es beim gesetzlichen Urlaubsentgelt aus, das während des Urlaubs als reguläre Gehaltsfortzahlung gezahlt wird. Dieses kann – wie das normale Gehalt – bis zur aktuellen Pfändungsfreigrenze von 1.555 Euro (seit dem 01.07.2025) gepfändet werden.
Damit schließen Zobel und Panzer ihren Überblick mit einem praxisnahen Ratschlag ab – rechtzeitig informieren, strukturiert planen und gut dokumentieren: So lassen sich unnötige Risiken rund um das Thema Urlaub vermeiden. (bh)
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