Warum sich das Finanzamt für die Weihnachtsfeier interessiert

Ein Artikel von Volker Schmidt, Geschäftsführer der SEB Steuerberatungsgesellschaft GmbH, Steuerberater, Vereidigter Buchprüfer

2020 und 2021 fielen die meisten betrieblichen Weihnachtsfeiern der Pandemie zum Opfer. In diesem Jahr, so hoffen zumindest viele Arbeitnehmer, gibt es in der Adventszeit wieder Betriebsfeiern. Woran die meisten dabei nicht denken: Für die Weihnachtsfeier interessiert sich auch das Finanzamt. Wie für vieles, was im Unternehmen geschieht, gelten auch für Betriebsveranstaltungen, sei es nun die alljährliche Weihnachtsfeier, ein Jubiläum oder ein Betriebsausflug, Regeln bei der Besteuerung der Aufwendungen.

Was ist der Anlass der Feier?

Ganz zu Anfang steht aber erst einmal die Frage, ob es sich wirklich um eine Betriebsveranstaltung handelt oder nur um eine Feier, die einen betrieblichen Anlass hat, zum Beispiel wenn der Geschäftsführer aus Anlass seiner Hochzeit Freibier für alle austeilen lässt. Eine Betriebsfeier hingegen ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Sie zielt darauf, die Beziehungen der Arbeitnehmer untereinander zu fördern, das Betriebsklima zu verbessern und Unternehmensidentität zu stiften. Der Arbeitgeber hat also ein unmittelbares Interesse daran. Für solche Feiern traf der Gesetzgeber ab 2015 veränderte Festlegungen. Danach bleiben Aufwendungen in Höhe bis zu 110 Euro je Betriebsfeier und Arbeitnehmer steuerfrei.

Für Feiern, die lediglich einen betrieblichen Anlass haben, gilt hingegen weiterhin das allgemeine Steuerrecht. Wenn also zum Beispiel ein angestellter Geschäftsführer seinen 60. Geburtstag mit Arbeitskollegen, Geschäftsfreunden und Familienangehörigen feiert, kann er unter Umständen die Kosten für die Mitarbeiter und Geschäftsfreunde als Werbungskosten absetzen. Bei der Abgrenzung zu Betriebsveranstaltungen muss also immer genau geprüft werden: Wie setzt sich der Teilnehmerkreis zusammen, wer ist Gastgeber und wer hat die Hoheit über die Gästeliste? Nachteilig dabei: Der konkrete Fall kann nur mittels vergleichender Kriterien beurteilt werden.

Was zählt zu den Gesamtaufwendungen?

Um die steuerliche Relevanz von Betriebsveranstaltungen zu ermitteln, müssen im ersten Schritt die gesamten Aufwendungen berechnet werden. Dazu zählen unter anderem Speisen und Getränke, Fahrt- und Übernachtungskosten, Eintrittskarten zu Veranstaltungen, das Honorar eines DJ, Beleuchters oder Eventmanagers sowie Raummieten. Aber auch Trinkgelder und Stornokosten können mit aufgelistet werden. Ist ein Sanitäter anwesend, weil zum Beispiel ein Fußballturnier der einzelnen Abteilungen zur Betriebsveranstaltung gehört, ist auch seine Vergütung Teil der gesamten Kosten. Die Aufrechnung erfolgt immer brutto, also vor Abzug der Vorsteuer.

Die Gesamtaufwendungen werden dann durch die Zahl aller Teilnehmer einschließlich der Begleitpersonen wie zum Beispiel Ehegatten geteilt. Beträgt dieser Pro-Kopf-Wert nicht mehr als 110 Euro, dann bleibt die Teilnahme für die Betriebsangehörigen steuerfrei. Übersteigen die Aufwendungen diese Grenze, ist der überschießende Teil für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil. Dieser ist zu versteuern. Entweder übernimmt der Arbeitgeber dafür die Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent. Will er das nicht, muss der über 110 Euro liegende Betrag von der Lohnbuchhaltung für jeden Arbeitnehmer mit dem individuellen Steuersatz versteuert werden.

Wer denkt, dass in diesem Fall vielleicht auch noch die Freigrenze für Sachbezüge (44 Euro) ins Spiel gebracht werden kann, liegt falsch. Deren Anwendung hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in einem Schreiben ausdrücklich ausgeschlossen. Außerdem: Übertreiben sollte es der Arbeitgeber auch nicht. Der steuerliche Freibetrag von 110 Euro gilt jeweils für maximal zwei Betriebsfeiern jährlich. Eine Ausnahme gibt es allerdings für Arbeitnehmer, die aus beruflichen Gründen an der Feier teilnehmen. Wenn also der Personalleiter auf der Weihnachtsfeier aller einzelnen Betriebsteile mit von der Partie ist, dürfen es auch mehr als zwei sein.

Wie sind Geschenke steuerlich zu behandeln?

Verteilt das Unternehmen auf Betriebsfeiern Geschenke an die Teilnehmer, dann hängt die steuerliche Behandlung davon ab, wer der Beschenkte ist. Sachgeschenke an Arbeitnehmer sind zum einen grundsätzlich Betriebsausgaben und unterliegen zum anderen als geldwerter Vorteil der Lohnbesteuerung. Allerdings greifen zwei Ausnahmen: Sie zählen nicht als Arbeitslohn, wenn ihr Wert 60 Euro nicht übersteigt oder wenn sie anlässlich einer Betriebsfeier den Arbeitnehmern überreicht werden. Im zweiten Fall gehen sie als Teilbetrag in die gesamten Aufwendungen für die Betriebsfeier ein und unterliegen der steuerlichen Behandlung solcher Feiern. Ein Beispiel dafür: Auf einer Betriebsfeier spendiert der Arbeitgeber jedem Teilnehmer ein Geschenk im Wert von 70 Euro. Die übrigen Kosten für Speisen und Getränke machen pro Kopf 50 Euro aus. Das ergibt zusammen 120 Euro und somit 10 Euro mehr als der Freibetrag von 110 Euro. 10 Euro sind demnach als geldwerter Vorteil zu versteuern. Entweder pauschal vom Arbeitgeber oder individuell vom Arbeitnehmer.

Wenn dagegen Geschäftsfreunde bedacht werden sollen, dürfen die Kosten bis zu 35 Euro betragen, damit diese Aufwendungen als Betriebsausgaben durchgehen. Liegt der Geschäftsfreund dem Firmeninhaber besonders am Herzen und gibt er für ihn mehr als 35 Euro aus, sind sie aus den Betriebsausgaben auszuscheiden und im Ergebnis dem steuerlichen Gewinn zuzurechnen. Der Empfänger muss ihren Wert versteuern, ausgenommen sind Geschenke bis zu 10 Euro. Auch hier kann das verschenkende Unternehmen mit einer Pauschalbesteuerung einspringen. Das ist in vielen Fällen sogar sinnvoll, weil der Effekt des Geschenks durch eine nachträgliche Besteuerung oft ausgebremst wird. Zusätzlicher Vorteil: Der Geschäftsfreund erfährt nicht, wie viel das Geschenk gekostet hat.

Welche Fallstricke drohen noch?

Einige Fallstricke gibt es bei Betriebsfeiern. So unterliegen die Leistungen des Unternehmens für seine Arbeitnehmer nicht der Umsatzsteuer, allerdings nur, wenn sie sich „im üblichen Rahmen“ bewegen. Das ist mit einiger Sicherheit dann der Fall, wenn die Pro-Kopf-Ausgaben besagte 110 Euro nicht übersteigen. Wird der übliche Rahmen nach Meinung des Finanzamtes überschritten, dann unterliegen die gesamten Zuwendungen der Umsatzsteuer.

Nicht steuerlicher, sondern arbeitsrechtlicher Natur ist eine andere Klippe: Werden Betriebsfeiern mindestens drei Jahre in Folge und in ähnlicher Form durchgeführt, dann kann eine sogenannte betriebliche Übung und damit ein Anspruch der Arbeitnehmer auf eine solche Feier entstehen. Aber aufgrund der Corona-Auszeit in den Jahren 2020 und 2021 ist diese Gefahr derzeit wahrscheinlich eher gering.

Diesen Artikel lesen Sie auch in AssCompact 11/2022, S. 118 f., und in unserem ePaper.