Die Terminvereinbarung mit Kunden wirkt banal – kostet aber in der Praxis oft Zeit, Nerven und Umsatz. Wer seine Beratungen zukunftsorientiert organisiert, sollte einen klaren Schritt gehen: weg vom endlosen E-Mail-Pingpong hin zur digitalen, automatisierten Terminbuchung.
1. Das Dilemma des „Termin-Suchens“
Viele Vermittler kennen es: Kunde schreibt, man antwortet mit Vorschlägen. Diese passen nicht, es folgt ein Hin und Her. Ein Vorgang, der in 30 Sekunden erledigt sein könnte, zieht sich über Tage. Im schlimmsten Fall springt der Kunde ab. Währenddessen warten andere Kunden auf Rückrufe oder Aufmerksamkeit.
2. Die Lösung: Klare Terminfenster – digital buchbar
Digitale Buchungssysteme zeigen in Echtzeit freie Termine an, abgestimmt auf die Verfügbarkeit des Vermittlers. Kunden wählen selbstständig – schnell, einfach und effizient. Wer denkt, das sei unpersönlich, irrt: Kunden empfinden es als serviceorientiert und zeitsparend. Auch Buchungen spätabends oder am Wochenende werden – an Tagen, an denen es der Vermittlerbetrieb zulässt – möglich.
3. Warum aktuelle Verfügbarkeiten entscheidend sind
Voraussetzung: ein professionell gepflegter Kalender. Nicht aktualisierte Terminfenster führen zu Stress und Doppelbuchungen. Es gilt, fixe Arbeitsblöcke, Pufferzeiten und private Termine sauber zu planen. Tools mit Outlook- oder Google-Kalender-Synchronisation helfen, Termine in Echtzeit zu verwalten.
4. Wer darf überhaupt buchen?
Das ist eine strategische Frage. Eventuell darf nicht jeder einen Termin buchen. Sinnvoll sind klare Zugänge: z. B. Erstgespräche für Neukunden, Jahresgespräche für Bestandskunden bestimmter Kundengruppen. Bei vielen Top-Vermittlern ist die Terminbuchung auf der Website nicht frei verfügbar. Qualifizierung im Vorfeld verhindert Zeitverschwendung und schafft echten Mehrwert. Vielleicht sogar verbunden mit digitalem Kundensog.
5. Systematik im eigenen Vorgehen
Viele moderne Vermittler nutzen heute Tools wie Calendly, Microsoft Bookings oder branchenspezifische Systeme mit integrierter Beratungslogik. Diese bieten:
- individuelle Terminarten mit separaten Zeitfenstern
- automatische Erinnerungen per Mail oder SMS
- Vorqualifizierungsfragen beim Buchen
- CRM-Integration: Termine direkt im Kundensystem
- automatisierte Nachbereitung per E-Mail
Auch Video- oder Vor-Ort-Termine lassen sich gezielt steuern. Umbuchungen oder Absagen können Kunden selbstständig vornehmen – der Vermittler bleibt entlastet.
6. Fazit: Terminierung gehört neu durchdacht!
Manuelles Termin-Hin-und-Her der späten 90er ist nicht mehr zeitgemäß. Es wirkt unprofessionell und blockiert Chancen.
Moderne Terminierung wird immer mehr zum Standard. Wer digital denkt, spart Zeit, erhöht die Kundenzufriedenheit – und stärkt den Vertrieb.
In unserem neuen BEST OF moderner Vertrieb zeigen wir ab Juli 2025 jeweils eine Stunde pro Monat, wie genau es gelingt, all die digitalen, zeitsparenden Themen als Vermittler umzusetzen. Infos dazu gibt’s auf agenturberatung.de/bov.
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Steffen Ritter 
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