Interview mit Christine Schwarz, Head of Payroll bei Apollo, Paul Herbst, Geschäftsführer der Denken für Morgen GmbH, und Dr. Jürgen Bierbaum, Vorstandsmitglied der ALH Gruppe
Frau Schwarz, Apollo nutzt seit 2019 das Firmenportal der Alte Leipziger, um dort die bAV seiner Mitarbeiter zu verwalten. Warum?
Christine Schwarz: Apollo befindet sich seit einigen Jahren auf einem konsequent erfolgreichen Weg der Digitalisierung. So wurde unter anderem 2018 die digitale Personalakte eingeführt und damit war klar, dass auch alle Vorgänge, die die gesamte bAV betreffen, auf eine effiziente, papierlose Plattform überführt werden.
Wie lange dauerte die Einführung, bis alle Mitarbeiter- und Vertragsdaten in das Portal überführt waren?
Christine Schwarz: Apollo war, gemeinsam mit dem Dienstleister für die bAV, einer von wenigen Pilot-Firmenkunden bei der Implementierung des Firmenportals. Wie bei einem Pilotprojekt nicht ungewöhnlich, kam es anfänglich zu Reibungsverlusten. Die Übertragung der relevanten Daten und Verträge in das Portal dauerte etwa ein halbes Jahr. Das Feintuning war dann nach etwa einem Jahr abgeschlossen. Der Aufwand hat sich gelohnt. Jetzt läuft so weit alles.
Firmenportale sollen Verwaltungsprozesse in der bAV für die beteiligten Parteien vereinfachen und beschleunigen. Welche Erfahrungen macht hier Apollo Optik?
Christine Schwarz: Durch die Verwaltung und Betreuung der gesamten bAV durch unseren externen Dienstleister konnten wir bei Apollo den administrativen Aufwand und die damit verbundenen Personalkosten bereits in der Vergangenheit deutlich reduzieren. Dieser Effekt hat sich durch die Nutzung der digitalen Plattform, vor allem im Tarifbereich, nochmals spürbar verstärkt. Der große Vorteil des Firmenportals liegt aus unserer Sicht darin, dass Veränderungen, die bei bAV-Verträgen sehr oft vorkommen, nicht mehr wie früher umständlich per Mail an den Vermittler bzw. den Versicherer geschickt werden müssen, sondern direkt am Bildschirm bearbeitet werden und innerhalb von maximal 60 Minuten sichtbar sind.
Manche Vermittler stehen Firmenportalen kritisch gegenüber, fürchten sie doch, dass ihre Arbeit mit dem Abschluss des Vertrags beendet ist und sie in Folgeberatungen nicht mehr zum Zuge kommen. Ist diese Sorge berechtigt?
Paul Herbst: Diese Angst ist aus unserer Sicht unbegründet. Eine Besonderheit des Firmenportals der Alte Leipziger ist nämlich, dass der Vermittler die bAV steuern kann, sofern der Kunde damit einverstanden ist. Denn für jeden Prozess kann zwischen beiden festgelegt werden, welche Aufgaben der Vermittler übernimmt und welche auf Wunsch des Kunden von der Alte Leipziger wahrgenommen werden sollen. Wer sich primär auf den Abschluss konzentriert und darüber hinaus keine oder wenig Serviceleistungen bietet, hat das Nachsehen, mit oder ohne Firmenportal. Aber ohne digitale Verwaltung und auch Beratung der Mitarbeitenden über virtuelle Kanäle wird es im qualifizierten bAV-Geschäft zukünftig nicht (mehr) gehen.
Seite 1 Die digitale bAV-Bestandsverwaltung in der Praxis
Seite 2 Inhouse-Lösung oder Makler – wer ist bei Apollo Optik für die Verwaltung der Daten und die laufenden Anpassungen und Aktualisierungen zuständig?
Dr. Jürgen Bierbaum 
Paul Herbst 
Christine Schwarz 
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