Acht Regeln für Unternehmer, um die Corona-Krise planvoll zu meistern

Trotz aller Vorsichts- und Hygienemaßnahmen gegen eine Infektion sind Unternehmer und ihre Mitarbeiter nicht vor dem Corona-Virus gefeit. Im schlimmsten Fall kommt es dazu, dass die gesamte Belegschaft den Betrieb über Wochen nicht betreten kann. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird dies schnell existenzbedrohend. Laut einer Umfrage der Unternehmervereinigung „The Alternative Board“ unter 165 Firmenchefs von KMU haben mehr als vier Fünftel keinen Notfallplan. Ein schwerer Fehler, betont Martin Gräfer, der Vorstand der Versicherungsgruppe die Bayerische. Kritische Prozesse und Zuständigkeiten müssten vorab festgelegt werden. Häufig fehlt allerdings ein solches umfassendes betriebliches Kontinuitätsmanagement, wie es die meisten Konzerne haben. Gräfer gibt Unternehmern acht Regeln an die Hand, mit denen KMU neben einer guten Vorbereitung eine Krise sogar ohne größere Einbußen überwinden können.

1. Checkliste

Im Notfall sollten Unternehmer zunächst festlegen, was absolut betriebswichtig ist. Typische Fragen sind: Was sind die aktuellen Projekte, Lieferungen, Kunden? Welche Zugangscodes, Passwörter und Pin-Nummern sind erforderlich, um Computer, Bankkonten oder Safes zu nutzen? Bei wem liegen welche Vollmachten und Kenntnisse? Welche Mitarbeiter braucht es für die Mindestbesetzung des Betriebs?

2. Vertretungsplan

Gerade in KMU gilt nach wie vor das Prinzip „In meinem Laden bin ich der Chef“. Unternehmer sollten aber immer an den Fall denken, krankheitsbedingt auszufallen und hierfür eine klare Vertretung zu haben. Dies gilt auch für die anderen zum Betrieb notwendigen Entscheider. Diese wiederum müssen ebenfalls Bescheid wissen und über die entsprechenden Vollmachten und Zugänge verfügen, um beispielsweise aus dem Home Office vertretungsweise die Löhne anzuweisen.

3. Die virtuelle Firma

Betriebe müssen dafür sorgen, dass Daten, Abläufe, Software und betriebswichtige Programme auch außerhalb des Geschäfts oder der Firma nutzbar sind. Erfolgen kann dies über einen gespiegelten Server mit Laptop-Anbindungen oder auch eine sichere Firmencloud. So lässt sich zumindest der Büro-Betrieb virtuell am Laufen halten. Im produzierenden Gewerbe wird das womöglich nicht gehen, räumt Gräfer ein. Hier verweist er auf die Regel acht, um größere Schäden zu vermeiden.

4. Flexible Arbeitsplätze

Müssen Mitarbeiter plötzlich im Home Office arbeiten, kann es problematisch werden, wenn sie zum ersten Mal auf einen Laptop daheim zurückgreifen müssen und die Konferenz mit den Kollegen über Skype erfolgt. Kleineren Firmen sollten flexibles Arbeiten deshalb trainieren.

5. Notfallkoffer

„Der amerikanische Präsident hat einen; jeder Kleinunternehmer sollte ihn auch besitzen,“ so Gräfer. In einem solchen Koffern oder einem geschützten Bereich im Computer oder der Cloud sind alle Dokumente, Pläne und Inhalte der Checklisten hinterlegt, die im Notfall griffbereit sein müssen - für jeden Befugten.

6. Versicherung

Auch wenn die klassischen Gewerbeversicherungen aktuell im Fall Corona nicht greifen, sollten Unternehmer für die Zukunft vorsorgen – mit erweiterten Gewerbeversicherungen. Gräfer empfiehlt, die Grundgefahren Feuer, Einbruchdiebstahl, Leitungswasser und Sturm mit einem Schutz gegen Betriebsunterbrechung und Ertragsausfall zu ergänzen. Auch ohne das nicht versicherbare Seuchen-Risiko würden nämlich immer noch genügend Gefahren bleiben, die zu längerem Betriebsausfall und somit zu enormen finanziellen Einbußen bis hin zur Existenzbedrohung führen können. Dies gilt etwa bei einem Veranstaltungsausfall oder einer Betriebsschließung einer Gaststätte, eines Hotels oder eines Ladens.

7. Kluge Klauseln

Bei Krisenfällen wie auch dem Corona-Virus, bei denen es sich um höhere Gewalt handelt, ist der Anspruch Dritter auf die betrieblichen Leistungen oder Schadenersatz ausgeschlossen, bleibt die Firma beispielsweise von Amts wegen geschlossen. Dies lässt sich in Verträgen aber ausdrücklich ausschließen. Sinnvoll kann ein solcher Ausschluss sein, wenn der Betrieb von einem Lieferanten abhängig ist. Sollte dieser aufgrund einer Zwangsschließung nicht liefern können, darf der Abnehmer dank einer entsprechenden Klausel den Vertrag sonderkündigen und die Ware von einem anderen Zulieferer beziehen. Ein aktives Vertragsmanagement ist insbesondere für KMU deshalb sehr wichtig.

8. Vater Staat

„Bei krisenhaften Situationen wie jetzt greift auch der Staat den KMU unter die Arme – wenn sie denn die Arme heben“, unterstreicht Gräfer. Die Einführung von Kurzarbeit kann – sofern möglich – wirtschaftliche Entlastung bringen, Unternehmer können Kurzarbeitergeld beantragen – einen Teil des Entgelts zahlt dann die Agentur für Arbeit. Zuvor gilt es für Unternehmer aber, die Entgeltausfälle zu dokumentieren. Werden die Arbeitszeiten vorübergehend reduziert, lässt sich belegen, dass ein „unabwendbares Ereignis“ erhebliche Arbeitsausfälle nach sich zieht.

Schneller wieder durchstarten nach der Krise

Mit diesen Regeln lassen sich auch bei schwereren Störungen oft der Betrieb sowie Kunden- und Lieferkontakte aufrechterhalten – oder zumindest schwere finanzielle Einbußen vermeiden. Denn ein solches betriebliches Kontinuitätsmanagement biete insbesondere kleineren Firmen einen entscheidenden Vorteil beim Durchstarten nach einer Krise. Denn nach einer Zwangspause nimmt die Nachfrage meist rasch wieder zu. „Wer dann als Klein- oder mittlerer Unternehmer seine Firma fit gehalten hat, ist wieder schneller beim Kunden – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil“, unterstreicht Gräfer.