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Kleiner Helfer, große Wirkung: Die digitale Unterschrift

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Kleiner Helfer, große Wirkung: Die digitale Unterschrift

Auch nach dem Ende der Corona-Pandemie werden viele Versicherer am Home-Office festhalten. Digitale Kommunikations- und Beratungs-Tools etablierten sich auf breiter Basis. Abseits des Rampenlichts: die elektronische Signatur. Über den heimlichen Digitalisierungs-Star einer vertragsreichen Branche.

Ein Gastbeitrag von Dr. Herbert Schneidemann, Vorstandsvorsitzender Versicherungsgruppe die Bayerische

Beinahe von einem Tag auf den anderen sahen sich Versicherer im März 2020 damit konfrontiert, große Teile der Mitarbeiterschaft ins Home-Office zu schicken. Ein Flaschenhals offenbarte sich bereits nach wenigen Tagen: Unterschriftsvorlagen in dicken Mappen und Bündel voller Verträge drohten sich in den Büros zu stapeln – und zwangen Zuständige trotz Home-Office-Empfehlung ins Büro. Lösungen mussten her. Und die gab es.

Die Pandemie wirkt wie ein Schrittbeschleuniger für den Einsatz der digitalen Signatur. Sie ermöglicht es, Verträge unkompliziert und sicher digital zu signieren, im PDF-Format an die zuständigen Stellen weiterzuleiten oder digital abzulegen. Beim Versicherer die Bayerische entpuppte sich die elektronische Unterschrift als echte Allzweckwaffe – und erleichterte es dem Unternehmen, den Umstieg auf die Heimarbeit vergleichsweise problemlos zu meistern.

Ein Multifunktions-Talent

Von Versicherungsaufträgen, Vorlagen bei der Geschäftsleitung, Makleraufträgen, Beratungsprotokollen, Reisekostenabrechnungen bis hin zu Beitrittsunterlagen oder SEPA-Mandaten sind die Anwendungsgebiete der digitalen Signatur enorm vielfältig. Beim Münchner Versicherer beobachtete man, dass die Effizienz dieser Prozesse dank der digitalen Signatur während der Home-Office-Zeit sogar gesteigert werden konnte. Bei der Bayerischen dient der Einsatz der E-Unterschrift während der Corona-Krise daher als Blaupause für die Zeit danach. Selbst wenn heute alle Parteien physisch vor Ort sind, hat sich die digitale Unterschrift sowohl im Vorstandsbereich als auch bei den Kolleginnen und Kollegen aus den Fachabteilungen fest etabliert.

Effizient, kostensparend, nachhaltig

Verträge und Vorstandsvorlagen ausdrucken, mühsam in Mappen bündeln, persönlich überreichen und dann hieß es auf die Unterzeichnung warten – teils mehrere Tage. Zuvor Alltag bei vielen Versicherern. Mit der digitalen Signatur erfolgt der gesamte Prozess bis zur finale Freigabe heute oft in weniger als einer halben Stunde, hört man von Anwendern – und das völlig unabhängig davon, ob die Beteiligten gerade von Zuhause oder im Büro arbeiten. Mitarbeiter versenden Verträge und Vorlagen mit dem Feld zur digitalen Signatur einfach digital als PDF. Der Empfänger erhält eine Echtzeit-Meldung und unterschreibt dann in Sekundenschnelle und von überall aus auf dem Smartphone, Tablet oder anderen touchfähigen Endgeräten.

Davon profitieren auch Vermittler: Gerade im Biometrie-Bereich können sich Vertriebspartner einen Alltag ohne das Tool kaum mehr vorstellen. Wenige Klicks und eine schnelle Display-Signatur ersetzen den endlosen Papierkram von früher. Kurzum: Die digitale Signatur spart Arbeitszeit, Ressourcen und bringt Gesellschaften und Vertriebe auf die Spur in Richtung einer nachhaltigen, papierlosen Arbeitsweise.

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Ein Beitrag von
Dr. Herbert Schneidemann