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Wann ein elektronisches Fahrtenbuch als solches anerkannt ist
14. Juni 2019

Wann ein elektronisches Fahrtenbuch als solches anerkannt ist

Werden die Fahrtwege eines Dienstwagens über ein elektronisches Fahrtenbuch erfasst, müssen diese zeitnah um die Anlässe der Fahrten ergänzt werden. Andernfalls kann es Probleme bei der Lohnsteuerprüfung geben, wie ein aktueller Fall vor dem Niedersächsischen Finanzgericht zeigt.


Werden die Fahrtwege eines Dienstwagens über ein elektronisches Fahrtenbuch erfasst, müssen diese zeitnah um die Anlässe der Fahrten ergänzt werden. Andernfalls kann es Probleme bei der Lohnsteuerprüfung geben, wie ein aktueller Fall vor dem Niedersächsischen Finanzgericht zeigt.


Wann ein elektronisches Fahrtenbuch als solches anerkannt ist

Auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch, muss der Anwender aktiv werden: Die reine Erfassung der Fahrtwege eines Dienstwagens durch ein technisches System reicht zur Führung eines Fahrtenbuches nicht aus. Das hat das Niedersächsische Finanzgericht in einem aktuellen Urteil entschieden. Neben den Wegen muss auch zeitnah erfasst werden, was jeweils der Anlass der Fahrt war. Ein technisches Fahrtenbuchsystem, das auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, könne laut dem Gericht nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.

Ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuchs strittig

Im konkreten Fall geht es um die ordnungsgemäße Führung eines Fahrtenbuches und um den entsprechenden Lohnsteuerabzug. Wird ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, ist der private Nutzungsanteil nach der 1%-Regelung zu versteuern. Der Dienstwagen des Klägers war mit einer sog. Telematiklösung inklusive der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ ausgestattet. Die Hardware war nicht fest verbaut, sondern konnte per Stecker an allen Fahrzeugtypen angebracht werden. Der Anwender kann später einer aufgezeichneten Fahrt in der Software einen vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen eintragen. Diese Zuordnungen bleiben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar. Der Anwender kann aber auch eine sogenannte frei bestimmbare „Periode“ (eine Woche, einen Monat o.ä.) final bearbeiten und dann in dem Programm „abschließen“, so dass die Daten danach nicht mehr veränderbar sind.

Abweichung von Kilometerständen

Bei einer Lohnsteueraußenprüfung wurden dreimal Mängel beim Fahrtenbuch festgestellt. Die Kilometerstände wichen von denen laut Werkstattrechnungen ab. Auch habe der Fahrer den Zweck etlicher Fahrten erst sehr spät ergänzt. Die Finanzverwaltung setzt für einen Nachtrag eine Frist von sieben Tagen. Daraufhin wurde das Fahrtenbuch von der Prüfstelle als nicht ordnungsgemäß verworfen. Sie erhöhte den Bruttoarbeitslohn des Klägers unter Anwendung der 1%-Regelung für private Kfz-Nutzung.

Frist für Nachtrag ins Fahrtenbuch: Sieben Tage

Der Betroffene reichte dagegen Klage ein. Er ist der Ansicht, dass es angesichts des erheblichen Umfangs der insgesamt gefahrenen Kilometer und der wenigen und zumal geringen Abweichungen nicht angemessen sei, das Fahrtenbuch zu verwerfen.

Elektronisches Fahrtenbuch unterliegt strengen Regeln

Das Finanzgericht wies die Klage ab. Die Anwendung der 1%-Regelung durch das Finanzamt sei rechtens. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch müsse zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Einfügungen oder Änderungen seien auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Hierfür habe es neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufzuführen. Bloße Ortsangaben im Fahrtenbuch würden nur dann genügen, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergebe oder sich dessen Name leicht mittels Unterlagen ermitteln lasse.

Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch einzeln, vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden. Bestehe eine einheitliche berufliche Reise aus mehreren Teilabschnitten, so können diese miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Sobald aber der berufliche Einsatz des Fahrzeugs zugunsten einer Privatfahrt unterbrochen werde, stelle diese Nutzungsänderung wegen der steuerlichen Rechtsfolgen einen Einschnitt dar. Dieser sei im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Kilometerstands zu dokumentieren.

Kleiner Mängel nur unter bestimmten Voraussetzungen akzeptabel

Kleinere Mängel würden laut dem Gericht nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, wenn die Angaben insgesamt plausibel seien. Maßgeblich sei, ob trotzdem noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Fahrzeugs möglich sei. Dies habe der Kläger im vorliegenden Fall nicht beweisen können. (tos)

Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil vom 23.01.2019, Az.: 3 K 107/18

Bild: – stock.adobe.com

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