Klare vertragliche Regelungen und neue Denkansätze
Es stellen sich daher folgende Fragen: Welche Geschäftsvorfälle übernimmt der Makler im Rahmen der bAV-Verwaltung? Wer trägt die Verantwortung bei Fehlern in Meldeprozessen oder Fristversäumnissen? Gibt es Haftungsbegrenzungen für diese Dienstleistungen? Und wie sind Datenschutz und Datenverarbeitung bei personalbezogenen Informationen geregelt?
Makler, die im Bereich der betrieblichen Altersversorgung tätig sind, sollten dringend über eine Anpassung ihrer vertraglichen Grundlagen nachdenken. Es reicht nicht mehr aus, allgemeine Servicebereitschaft vorauszusetzen – vielmehr bedarf es klarer Regelungen, welche Dienstleistungen übernommen werden und in welchem Umfang.
Ein moderner Maklervertrag sollte neben der Vermittlung folgende Punkte abbilden:
- Leistungsbeschreibung Verwaltung: eine klare Auflistung der verwaltenden Tätigkeiten – z. B. Bearbeitung von Ein- und Austritten, Unterstützung bei Statusmeldungen, Pflege von Versorgungskonten, Kommunikation mit Versicherern bei Änderungswünschen u. v. m.
- Haftungsbegrenzungen: Regelungen zur Haftung des Maklers bei Fehlern in der Administration, etwa durch einen Haftungsausschluss für bestimmte Inhalte oder durch die Beschränkung auf grobe Fahrlässigkeit und Vorsatz.
- Zuständigkeiten und Schnittstellen: klare Definition, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist – Makler, Arbeitgeber oder Dritte (z. B. Versicherer, Abrechnungsstellen). Dies betrifft auch die Klärung von Informationspflichten und Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers.
- Vergütung: Sofern die verwaltenden Aufgaben über die klassische Vermittlungsvergütung hinausgehen, sollte eine transparente und rechtssichere Vergütung der Verwaltungsleistungen vereinbart werden – ggf. auch als Servicepauschale oder in Form von Dienstleistungsverträgen.
- Gegebenenfalls erweiterte Datenschutzvereinbarungen: Da Makler im Rahmen der bAV-Verwaltung mit personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern umgehen, sind datenschutzrechtliche Regelungen gemäß DSGVO zwingend erforderlich. Dazu gehört die Vereinbarung einer Auftragsverarbeitung (AVV), wenn der Makler im Namen des Arbeitgebers tätig wird.
Darüber hinaus sollten Makler auch technisch aufrüsten: Maklerverwaltungsprogramme der neuen Generation sollten nicht nur auf die Verwaltung von Policen ausgelegt sein, sondern die speziellen Anforderungen der bAV berücksichtigen – z. B. durch Module zur Mitarbeiterverwaltung, automatisierte Statusmeldungen, Schnittstellen zu HR-Systemen oder Dokumentationshilfen für arbeitsrechtliche Zusagen.
Ein weiterer Lösungsansatz liegt in der Kooperation mit Fachanwälten oder spezialisierten Dienstleistern. So können Makler sicherstellen, dass arbeitsrechtlich relevante Themen professionell begleitet werden. Denkbar ist auch ein modulares Dienstleistungskonzept, bei dem der Makler standardisierte Verwaltungsaufgaben übernimmt und für komplexere Fragen Experten hinzuzieht.
Chancen nutzen, Risiken beherrschen
Die Entwicklung von Maklerverwaltungsprogrammen spiegelt den tiefgreifenden Wandel der Rolle von Versicherungsmaklern wider – insbesondere im Bereich der betrieblichen Altersversorgung. Der Trend zur Verwaltungsübernahme bietet Maklern eine Möglichkeit zur Differenzierung, birgt aber auch rechtliche und haftungstechnische Herausforderungen.
Wer diesen Weg gehen will, sollte seine vertraglichen Grundlagen überarbeiten, klare Zuständigkeiten definieren und technische sowie rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass aus dem zusätzlichen Service kein unkalkulierbares Risiko wird – sondern ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil.
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Seite 1 bAV-Verwaltung: Wenn Service zur Haftungsfalle für Makler wird
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Christian Guse 
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