Was ist unter Verfahrensdokumentation zu verstehen und was muss gerade in der Versicherungs- und Finanzbranche dabei beachtet werden? Längst ist klar geworden, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation jeden eingerichteten Geschäftsbetrieb trifft – egal ob Großkonzern, Mittelständler oder Freiberufler. Die Verfahrensdokumentation dient dazu, einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Frist zu ermöglichen, sich ein Verständnis über die Lage des Unternehmens bzw. Freiberuflers zu verschaffen und eine Überprüfung durchzuführen, ob die für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall ausreichend vorliegen. Dabei liegt das Augenmerk der Betriebsprüfung auf dem genauen Ablauf der Prozesse, insbesondere derjenigen, die automatisiert ablaufen. Schnittstellen zwischen Datenverarbeitungssystemen stellen dabei unter anderem das Risiko dar, dass Daten aus einem Vorsystem fehlerhaft übernommen werden. Um hier den korrekten Ablauf verifizieren zu können, bedarf es einer Verfahrensdokumentation.
Rechtsgrundlagen
Eindeutig aus dem Gesetzeswortlaut hervorgehend lässt sich festhalten, dass sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen müssen (§ 238 HGB). Das Steuergesetz macht es sich einfach und leitet diesen Grundsatz aus dem Handelsgesetzbuch ab, indem es in § 140 AO sagt: „Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, […], hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.“
Neben diesen und weiteren Gesetzesgrundlagen werden in regelmäßigen Abständen sogenannte BMF-Schreiben veröffentlicht. Diese Schreiben werden vom Bundesministerium für Finanzen herausgegeben und stellen eine Interpretation der Steuergesetze und eine Ableitung von Handlungsanweisungen für die Finanzverwaltung dar. Für den Steuerpflichtigen ergibt sich zwar keine Pflicht, sich an die dort dargestellten Anweisungen zu halten, jedoch kann er sich daran orientieren.
Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 ist dabei als das aktuellste Schreiben anzusehen, das die Anforderungen an die Erstellung einer Verfahrensdokumentation konkretisiert. Der Titel lautet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
Mit diesem Schreiben wird nochmals eindeutig festgehalten, dass eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel darstellt, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Dies wiederum mündet unter Umständen in einer Schätzung, die meist eine höhere Steuerbelastung nach sich zieht – wie man sich vorstellen kann.
Digitalisierung als Antrieb
Der aktuelle Trend zeigt, dass Unterlagen und Aufzeichnungen vermehrt in digitaler Form erstellt, weiterverarbeitet und aufbewahrt werden. Diese Entwicklung wird voraussichtlich auch weiterhin voranschreiten. Dabei gilt die Faustregel: Je häufiger EDV-Systeme im Rahmen der steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zum Einsatz kommen, desto umfangreicher muss die Verfahrensdokumentation ausgestaltet sein.
Daneben zeigt die Erfahrung, dass der Umfang der Verfahrensdokumentation auch unmittelbar mit der Größe des Unternehmens bzw. Freiberuflers in engem Zusammenhang steht. Denn je größer das Unternehmen bzw. der Freiberufler, desto mehr Mitarbeiter sind mit der Durchführung der einzelnen Prozesse betraut.
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