Trotz aller Vorsichts- und Hygienemaßnahmen gegen eine Infektion sind Unternehmer und ihre Mitarbeiter nicht vor dem Corona-Virus gefeit. Im schlimmsten Fall kommt es dazu, dass die gesamte Belegschaft den Betrieb über Wochen nicht betreten kann. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird dies schnell existenzbedrohend. Laut einer Umfrage der Unternehmervereinigung „The Alternative Board“ unter 165 Firmenchefs von KMU haben mehr als vier Fünftel keinen Notfallplan. Ein schwerer Fehler, betont Martin Gräfer, der Vorstand der Versicherungsgruppe die Bayerische. Kritische Prozesse und Zuständigkeiten müssten vorab festgelegt werden. Häufig fehlt allerdings ein solches umfassendes betriebliches Kontinuitätsmanagement, wie es die meisten Konzerne haben. Gräfer gibt Unternehmern acht Regeln an die Hand, mit denen KMU neben einer guten Vorbereitung eine Krise sogar ohne größere Einbußen überwinden können.
1. Checkliste
Im Notfall sollten Unternehmer zunächst festlegen, was absolut betriebswichtig ist. Typische Fragen sind: Was sind die aktuellen Projekte, Lieferungen, Kunden? Welche Zugangscodes, Passwörter und Pin-Nummern sind erforderlich, um Computer, Bankkonten oder Safes zu nutzen? Bei wem liegen welche Vollmachten und Kenntnisse? Welche Mitarbeiter braucht es für die Mindestbesetzung des Betriebs?
2. Vertretungsplan
Gerade in KMU gilt nach wie vor das Prinzip „In meinem Laden bin ich der Chef“. Unternehmer sollten aber immer an den Fall denken, krankheitsbedingt auszufallen und hierfür eine klare Vertretung zu haben. Dies gilt auch für die anderen zum Betrieb notwendigen Entscheider. Diese wiederum müssen ebenfalls Bescheid wissen und über die entsprechenden Vollmachten und Zugänge verfügen, um beispielsweise aus dem Home Office vertretungsweise die Löhne anzuweisen.
3. Die virtuelle Firma
Betriebe müssen dafür sorgen, dass Daten, Abläufe, Software und betriebswichtige Programme auch außerhalb des Geschäfts oder der Firma nutzbar sind. Erfolgen kann dies über einen gespiegelten Server mit Laptop-Anbindungen oder auch eine sichere Firmencloud. So lässt sich zumindest der Büro-Betrieb virtuell am Laufen halten. Im produzierenden Gewerbe wird das womöglich nicht gehen, räumt Gräfer ein. Hier verweist er auf die Regel acht, um größere Schäden zu vermeiden.
4. Flexible Arbeitsplätze
Müssen Mitarbeiter plötzlich im Home Office arbeiten, kann es problematisch werden, wenn sie zum ersten Mal auf einen Laptop daheim zurückgreifen müssen und die Konferenz mit den Kollegen über Skype erfolgt. Kleineren Firmen sollten flexibles Arbeiten deshalb trainieren.
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